Пояснение в Пенсионный фонд по СЗВ-М может потребоваться в разных ситуациях. Одна из них, причем достаточно распространенная, — это сокращение числа работников в текущем отчете по сравнению с предыдущим. Смотрите, как написать такое пояснение и какие документы к нему приложить, чтобы у фонда не осталось вопросов.
Зачем фонду пояснения по СЗВ-М
Неточности в СЗВ-М не редкость. Поэтому, получив от вас отчет с меньшим количеством работников, чем в прошлый раз, фонд подозревает ошибку.
Каковы самые частые ошибки в СЗВ-М, узнайте здесь.
Образец СЗВ-М можно скачать в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе предоставляется бесплатно.
Чтобы поймать вас на ней или, наоборот, удостовериться, что вы все сделали правильно, он направит вам уведомление. Периодичность и критерии для направления уведомлений нормативно не закреплены, каждое отделение фонда устанавливает свои. Поэтому получать такие уведомления вы можете хоть ежемесячно — по каждому сданному отчету.
Что же делать, если вы получили от ПФР уведомление об устранении ошибок в СЗВ-М? Естественно, нужно еще раз перепроверить отчет. А дальше вариантов действий будет два:
1. Ошибка подтвердилась, и вы действительно кого-то пропустили. Значит, придется сдавать дополняющую форму и, скорее всего, платить штраф. Избежать санкций можно, если дополнить отчет до крайнего срока сдачи формы (15-го числа). Но тут вы вряд ли в него уложитесь. Напомним, форма с типом «дополняющая» сдается только на забытых людей, а штраф равен 500 руб. за каждого потеряшку.
Реквизиты для уплаты штрафа вы найдете тут.
Как корректировать СЗВ-М, подробно разъясняется в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
2. Ошибки нет, а работников стало меньше, так как кто-то уволился. Вот тут как раз и пригодятся пояснения.
Узнайте больше, как и какие ошибки можно исправить в отчете СЗВ-М.
Пояснение в ПФР по СЗВ-М: как подать и что будет за несдачу
Ответить фонду на уведомление лучше в течение 5 рабочих дней с момента его получения. Столько времени отводится на исправление ошибок в индивидуальных сведениях (п. 37 Инструкции «О ведении персучета», утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н). С сообщением об их отсутствии, полагаем, целесообразно уложиться в тот же срок.
Утвержденной формы пояснений в ПФР по СЗВ-М нет, поэтому составлять их можно произвольно. Возьмите фирменный бланк организации, дополните его своими реквизитами в ПФР (рег. номером) и аргументированно опишите, почему в этот раз в вашем отчете сотрудников меньше, чем месяц назад. Например, так:
«Сообщаем вам, что в отчете по форме СЗВ-М за июнь 2021 года ошибки и неточности отсутствуют. А количество застрахованных лиц в нем уменьшилось по сравнению с отчетом за май 2021 года в связи с увольнением из организации следующих сотрудников:
- Иванова Ивана Ивановича, СНИЛС 057-123-456 78, приказ об увольнении от 17.06.2021 № 25к;
- Петрова Петра Петровича, СНИЛС 057-987-654 32, приказ об увольнении от 19.06.2021 № 26к».
Этого будет достаточно. Для пущей убедительности можно приложить копии приказов об увольнении.
Сдать пояснения можно на бумаге, а можно в электронном виде по ТКС.
Можно ли не отвечать на уведомление? Если ошибок в СЗВ-М нет, в общем-то делать это вы не обязаны. Никаких штрафов за непредставление в ПФР пояснений в законе нет. Но лучше все-таки его не игнорировать. Так будет спокойнее и фонду, и вам.
Итоги
В ответ на уведомление от ПФР по СЗВ-М в обязательном порядке подаются только уточненки — при наличии в отчетности ошибок. Но ответить фонду лучше и в том случае, если ошибок нет. Тем более, как вы могли убедиться, сделать это совсем не сложно.
Источники:
инструкция «О ведении персучета», утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н
Сверка с ПФР: что запрашивают, как отвечать, когда нужны корректировки
В связи с предстоящим с 01.01.2023 объединением Пенсионного фонда и Соцстраха, ПФР выверяет свою базу. О расхождениях фонд уведомляет страхователей и требует ответных мер. В одних случаях работодателю достаточно направить пояснения, в других — не обойтись без корректировок.
Что сверяет ПФР
Работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников. Для этого предусмотрены три отчетные формы:
- СЗВ-ТД — где компания показывает движение персонала: кто и когда принят на работу, уволен или переведен с одной должности на другую;
- СЗВ-М — перечень сотрудников, которые числились в отчетном месяце по трудовым и гражданско-правовым договорам;
- СЗВ-СТАЖ — сведения, когда сотрудник работал, а когда нет и по какой причине, указываются, например, особенности местности работы (Крайний Север и др.).
Требования к заполнению этих форм различаются, при этом рабочие и нерабочие периоды по каждому сотруднику при наложении этих отчетов друг на друга должны совпадать. Вот это ПФР и проверяет. Ведь предоставленные работодателем сведения фонду нужны для того, чтобы правильно рассчитать стаж человека, что впоследствии будет играть роль при назначении пенсии.
Кроме того, СВЗ-М сравнивают с расчетом по страховым взносам.
Может ли работодатель свериться с ПФР самостоятельно?
Аналогично сверке с ФНС, свериться с ПФР не получится. Обмен информацией с фондом не предусматривает актов сверки, да и предмет сверки не расчеты, а корректность представленных вами данных о периодах работы. Поэтому скорее эта сверка будет носить односторонний характер.
Но способ получить сведения так, как их видит фонд есть: запросите у работников сведения о трудовой деятельности, выгруженные из личного кабинета на сайте Пенсионного фонда. Полученные справки сравните с поданными в фонд СЗВ-ТД.
Но у такого способа свериться есть минусы:
- работодатель самостоятельно эти справки получить не может, а работники могут их не представлять;
- если численность штата большая, то сверка займет много времени.
Да и далеко не каждый бухгалтер или кадровик займется такой трудоемкой работой, пока не случился прецедент. Как правило, сверять данные начинают, когда от ПФР поступило соответствующее уведомление.
Как отвечать на запросы ПФР
Для ответа на поступивший от фонда запрос у работодателя есть пять рабочих дней (ч. 1.2 ст. 8 256-ФЗ). Это относится и к пояснениям и к подаче корректирующих отчетов. А что все-таки направлять — зависит от каждой конкретной ситуации.
Онлайн-Спринтер — удобный сервис не только для сдачи отчетности. но и для общения с госструктурами. Онлайн-сервис позволит ответить на запрос в любое время, без нарушения срока.
Подключить тест-драйв электронной отчетности на 30 дней бесплатно
Расхождения между СЗВ-М и РСВ
Причины
- Доход и страховые взносы работника показаны в РСВ в том месяце, когда в СЗВ-М сотрудник не включен, и прежде подана СЗВ-ТД об увольнении.
- Исполнитель по договору ГПХ на протяжении несколько месяцев, попадал в СЗВ-М, но в РСВ доходы за эти месяцы отсутствуют.
Что делать
На запрос по первой причине поясните, что, например, выплата после увольнения — это премия, рассчитанная и выплаченная по итогам какого-либо периода. Другое объяснение таких выплат — больничный принесенный после увольнения. Взносами он не облагается, но в доходы в РСВ попадет.
Кроме того, сотруднику могли выплатить зарплату или компенсацию за неиспользованный отпуск с опозданием.
В случае с исполнителями по гражданско-правовым договорам в СЗВ-М нужно отражать работника во всех месяцах, начиная с месяца заключения договора, и заканчивая месяцем расторжения или окончания срока его действия. При этом доходы и взносы могут начисляться и попадать в РСВ по мере сдачи работ и подписания актов. Таким образом, например, одна выплата раз в три месяца — явление нормальное. Так и опишите причину расхождений в ответном письме.
Расхождения между СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД
Проявляются эти расхождения в разрыве стажа в форме СЗВ-СТАЖ без указания причины и отсутствии информации об увольнении и приеме в форме СЗВ-ТД.
Причины
- Сотрудника уволили, через день-два приняли обратно, но в СЗВ-ТД эти движения не показаны. Такое часто бывает при работе с иностранцами по патенту, днем окончания патента их увольняют, когда патент приобретен — принимают вновь.
- Сотрудник работал весь год, но в СЗВ-СТАЖ стоит разрыв. При этом СЗВ-ТД также не подавалась. Да она здесь и не требуется. Такое случается, например, когда сотрудник выходит на больничный, но не сразу. День сотруднику дают поболеть «за свой счет», отлежаться, в расчете на быстрое выздоровление и возвращение в строй: «Выйдешь — занесешь заявление». Но вместо скорого выздоровления последовал затяжной больничный, и все уже забыли, что отпуск без оплаты толком то и не оформили.
Чтобы свести к минимуму такие осечки, переходите на Такском-КЭДО. Сотрудники смогут подавать заявления, согласовывать отпуска, сообщать о выходе на больничный прямо из дома.
Что делать
В первом случае — подать СЗВ-ТД с отражением всех движений. Без последующего штрафа сделать это не удастся. Кроме того, ПФР может передать сведения о ваших нарушениях в ГИТ. Трудинспекция в свою очередь может наказать компанию не только предупреждением, но и рублем: штраф 300 — 500 рублей за каждую ошибку по ст. 15.33.2 КоАП.
Во втором — нужно закрыть разрыв в стаже. Чтобы в СЗВ-СТАЖ все сошлось, получите у работника заявление об отпуске без сохранения заработка. В форме они отображаются в графе 11 отметкой «НЕОПЛ». Для решения сложившейся проблемы подайте форму СЗВ-КОРР — именно она предусмотрена для корректировки данных о стаже.
Расхождения в сведениях между СЗВ-М и СЗВ-ТД
Самые распространенные расхождения. Такие уведомления ПФР рассылает регулярно, особенно тем работодателям, которые активно сотрудничают с нештатными работниками.
Причины
- Компания приняла на работу сотрудника, по итогам месяца включила его в СЗВ-М, но не показала прием в СЗВ-ТД.
- Компания уволила сотрудника, в СЗВ-М за месяц увольнения включила, в дальнейших — нет, а СЗВ-ТД с данными от увольнении в ПФР не подала.
- Компания отразила прием в СЗВ-ТД, но не внесла в СЗВ-М по итогам месяца трудоустройства.
- Компания направила «увольняющую» СЗВ-ТД, а в СЗВ-М за месяц, в котором он уволен, не включила.
- Компания показала увольнение в СЗВ-ТД, но в СЗВ-М включала сотрудника и в месяцы, следующий за месяцем увольнения.
- Компания показала в отчетном месяце физлицо-исполнителя по договору ГПХ, а прием в СЗВ-ТД не показан и другие.
Что делать
При расхождениях по причинам № 1 и 2 работодатель нарушил срок предоставления СЗВ-ТД. Для приемов и увольнений дедлайн — день, следующий за днем издания приказа о кадровом событии. Вам придется сдать этот отчет, но готовьтесь к штрафу 500 рублей за каждого человека, на которого своевременно не подали сведения.
В случаях с причинами № 3 и 4 штрафов тоже не избежать, но в этом случае корректировать придется СЗВ-М. На пропущенных работников подайте форму с признаком «дополняющая».
Если расхождения вызваны причиной № 5, то кадровик действительно ошибся. В этом случае нужно подать форму СЗВ-М (отменяющая) на «лишнего» работника за все месяцы, когда он попадал в отчет по ошибке.
Проанализируйте, какие расхождения, имеют место у вас. Если речь, о причине № 6, то нарушений в этом нет. Ведь на исполнителей по договорам ГПХ компания-работодатель форму СЗВ-ТД не оформляют. Их нужно показывать только в СЗВ-М. В ответ на запрос ПФР в этом случае напишите: «Отсутствуют основания предоставления СЗВ-ТД, работники заключали договора гражданско-правового характера».
3.2.5. Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у Пенсионного фонда Российской Федерации.
Форма документа «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у Пенсионного фонда Российской Федерации» (далее — Уведомление) утверждена постановлением Правления ПФР от 23 ноября 2016 г. N 1058п.
Территориальный орган ПФР в связи с выявлением ошибок (несоответствий) в представленных сведениях индивидуального (персонифицированного) учета составляет Уведомление, цель которого уведомить страхователя о необходимости устранения в течение пяти рабочих дней имеющихся расхождений.
Приложением к Уведомлению об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у Пенсионного фонда Российской Федерации, могут быть протоколы проверки, сформированные в автоматическом режиме при проверке представленной страхователем отчетности, а также иные документы и (или) информация, свидетельствующие о выявленных ошибках и (или) несоответствиях.
Уведомление вручается страхователю лично под расписку, направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления Уведомления по почте заказным письмом датой вручения этого Уведомления считается шестой день, считая с даты отправления заказного письма <7>.
———————————
<7> Часть 5 статьи 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.
Датой получения страхователем Уведомления, направленного в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, является дата, указанная в подтверждении о получении системой страхователя.
В случае вручения Уведомления и его приложений лично на экземпляре Уведомления, остающегося в территориальном органе ПФР, заполняется строка, заверяемая подписью лица, получившего Уведомление, с указанием его фамилии и инициалов, а также даты вручения Уведомления.
Как ответить на уведомление от ПФ РФ об устранении ошибок в индивидуальных сведениях застрахованных лиц?
Здравствуйте.
Пришло по ТКС такое письмо с ПФР (текст ниже).
СЗВ-М (октябрь, ноябрь, декабрь) и РСВ (год) сдавала, в 4 квартале 2021 года работало 2 работника в каждом месяце, данные по ним проверила, они в отчетах отражены.
Поясните, что они хотят?
Добрый вечер, вероятно, Вам нужно внимательно проверить персданные в СЗВ-М за октябрь — декабрь и в разделе 3 РСВ за 4 кв 2021, если ФИО, СНИЛС и ИНН сотрудников совпадают, все данные о начислениях в РСВ отражены корректно, то просто отвечаете, что представленные данные верны, необходимость в корректировке сведений отсутствует. Но, возможно, у Вас в разделе 3 РСВ за 4 кв допущены какие-то ошибки, лучше проверить.
Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке
г. Ростовская область16 938 баллов
Latna, проверяла, всё верно. Завтра ещё раз пересмотрю. Позвоню в ПФ и в налоговую (узнать, видят ли они мой отчёт).
Расскажу, что узнала сегодня. Для начала проверили в ЛК ИП ИФНС в камеральных проверках РСВ за год — камеральная проверка прошла, ошибок нет. Далее с распечатанным отчетом РСВ пошла в местный ПФ. Они проверили, ошибок не нашли. Дали номера телефонов вышестоящего ПФ. Позвонила, они сказали, что возможно это произошло из-за того, что мы сдает СЗВ-М с регистрационным номером ИП как работодатель, а у них были рекомендации с 2017 года сдавать отчеты в ПФ (и платить) на регистрационный номер просто ИП.
Но у меня есть ещё один ИП, сдаю на него также, но такого уведомления на него не было.
В итоге сказали сдавать этот год с рег. номером как и сдавали, на ИП-работодатель, а со следующего года перейти на другой рег.номер — ИП. Сдавать на него СЗВ-М, СЗВ-стаж и пр. А на это уведомление надо письменно обязательно ответить, написать, что в РСВ работники с такими СНИЛС были указаны и у них были начисления.
Lena новичек, здравствуйте, спасибо, что написали, возможно, кому-то эта информация очень поможет!