Как изменить содержание презентации

Далеко не во всех случаях полотна презентации – слайды – в своем базовом виде устраивают пользователя. Причин на то может быть сотня. И во имя создания качественной демонстрации нельзя мириться с чем-то, что не вписывается в общие требования и правила. Так что нужно заняться редактированием слайда.

Возможности редактирования

В презентации PowerPoint присутствует широкий выбор инструментов, которые позволят качественно изменить многие стандартные аспекты.

При этом данную программу сложно назвать по-настоящему универсальной площадкой. Если ознакомиться с аналогами PowerPoint, можно увидеть, сколько функций еще недостает в этом приложении. Однако, как минимум, отредактировать слайды можно.

Изменение визуального оформления

Оформление слайдов для презентации играет важнейшую роль, задавая общий характер и тон всему документу. Потому важно верно его настроить.

Необходимые инструменты находятся во вкладке «Дизайн» в шапке приложения.

1. Первая область называется «Темы». Здесь можно выбрать предустановленные стандартные варианты оформления. Они включают в себя широкий список изменений – фон, дополнительные декоративные элементы, параметры текста в областях (цвет, шрифт, размер, расположение) и так далее. Следует как минимум попробовать каждую, чтобы оценить, как это будет выглядеть в итоге. При нажатии на каждую отдельную тему она автоматически применяется ко всей презентации.
   

   Пользователь также может нажать на специальную кнопку, чтобы развернуть полный список доступных стилей.



2. Область «Варианты» предлагает 4 варианта выбранной темы.
   

   Здесь же можно нажать на специальную кнопку, чтобы открыть дополнительное окно для настройки варианта. Здесь можно произвести более глубокие и точные настройки стиля, если что-то в нем не устраивает.



3. Область «Настроить» служит для изменения размера и входа в более точный режим настройки внешнего вида.

Про последний стоит поговорить отдельно. В «Формате фона» содержится большое число самых разных настроек. В основном они разделены на 3 вкладки.

1. Первая – «Заливка». Здесь можно произвести выбор общего фона для слайдов, используя заливку, узорное заполнение, изображения и так далее.



2. Вторая – «Эффекты». Тут доступна настройка дополнительных элементов художественного оформления.





3. Третья называется «Рисунок» и позволяет производить настройки поставленного в качестве фона изображения.

Любые изменения здесь применяются автоматически. Стоит отметить, что настройка данным способом работает только на конкретном слайде, который был перед этим выбран пользователем. Чтобы распространить результат на всю презентацию, внизу предусмотрена кнопка «Применить ко всем слайдам».

Если ранее не был выбран предустановленный тип дизайна, то здесь будет всего одна вкладка – «Заливка».

Важно помнить, что визуальный стиль тоже требует точности настоящего художника для корректного выполнения. Так что не стоит спешить – лучше перебрать несколько вариантов, чем представить публике дурно выглядящий результат.

Также можно добавить собственных статичных элементов. Для этого нужно вставить в презентацию специальный элемент или узор, нажать на него правой кнопкой мыши и выбрать во всплывающем меню вариант «На задний план». Теперь это будет красоваться на фоне и не помешает никакому содержимому.

Однако так придется применять узоры к каждому слайду вручную. Так что лучше всего будет добавить такие декоративные элементы в шаблон, но об этом следующий пункт.

Настройка компоновки и шаблоны

Второе, что имеет критически важное значение для слайда – это его содержимое. Пользователь может свободно настроить широкий ряд параметров, касающихся распределения областей для внесения той или иной информации.

1. Для этой цели служат макеты. Чтобы применить один из них к слайду, нужно нажать правой кнопкой мыши на слайде в списке слева и выбрать во всплывающем меню вариант «Макет».



2. Появится отдельный раздел, где будут представлены все имеющиеся варианты. Разработчиками программы предусмотрены шаблоны практически на любой случай.



3. При нажатии на понравившийся вариант выбранный макет автоматически применится для конкретного слайда.

Стоит отметить, что все новые страницы, которые будут создаваться после него, также будут использовать данный вид компоновки информации.

Однако не всегда имеющиеся стандартные шаблоны могут удовлетворить потребностям пользователя. Так что может понадобиться сделать собственный вариант со всеми нужными вариантами.

1. Для этого нужно войти во вкладку «Вид».



2. Здесь нас интересует кнопка «Образец слайдов».



3. После ее нажатия программа перейдет в специальный режим для работы с шаблонами. Здесь можно как создать свой собственный, используя кнопку «Вставить макет»…



4. … так и отредактировать какой-либо из имеющихся, выбрав из бокового списка.



5. Здесь пользователь может произвести абсолютно любые установки для типа слайдов, который впоследствии будет широко применяться в презентации. Базовые инструменты во вкладке «Образец слайдов» позволяют добавлять новые области для содержимого и заголовки, настраивать визуальный стиль, изменять размер. Все это дает возможность создать действительно неповторимый шаблон для слайда.
   

   Остальные вкладки («Главная», «Вставка», «Анимация» и др.) позволяют точно так же настраивать слайд, как и в основной презентации, например, можно установить шрифты и цвет для текста.

6. После окончания подготовки своего шаблона следует дать ему уникальное имя, чтобы отличать среди других. Это делается с помощью кнопки «Переименовать».



7. Остается лишь выйти из режима работы с шаблонами, нажав на кнопку «Закрыть режим образца».

Теперь вышеописанным методом можно применить свой макет для любого слайда и пользоваться дальше.

Изменение размера

Пользователь также может достаточно гибко настраивать габариты страниц в презентации. Настраивать можно, к сожалению, только весь документ, по отдельности каждому слайду назначить свой размер не удастся.

Урок: Как изменить размер слайда

Добавление переходов

Последним аспектом, который касается слайдов, является настройка переходов. Данная функция позволяет определить эффект или анимацию того, как один кадр будет сменять другой. Это позволяет добиться сглаженности перехода между страницами, да и в целом очень приятно смотрится.

1. Настройки этой функции находятся в одноименной вкладке в шапке программы – «Переходы».



2. Первая область под названием «Переход к этому слайду» позволяет выбрать эффект, с которым один слайд будет сменять другой.



3. При нажатии на соответствующую кнопку разворачивается полный список всех доступных эффектов.



4. Для дополнительной настройки анимации следует нажать тут же на кнопку «Параметры эффектов».



5. Вторая область – «Время показа слайдов» — открывает возможности для редактирования длительности автоматического показа, тип переключения перехода, звук при переходе и так далее.



6. Для применения полученных эффектов для всех слайдов нужно нажать на кнопку «Применить ко всем».

С этими настройками презентация выглядит лучше во время просмотра. Но стоит также отметить, что большое количество слайдов с такими переходами может значительно увеличить время демонстрации за счет того, что его будут отнимать как раз затраты на переходы. Так что лучше всего делать такие эффекты для небольших документов.

Заключение

Данный набор вариантов не сделает презентацию вершиной мастерства, однако позволит действительно добиться высоких результатов от слайда как в визуальной части, так и в плане функциональности. Так что не всегда можно позволить себе делать документ на стандартной странице.

(PowerPoint для Microsoft 365, PowerPoint 2021 и PowerPoint 2019 ) Вместо того, чтобы использовать описанный ниже процесс вручную, можно автоматически создать оглавление с гиперссылкой на основе рисунков. Дополнительные сведения см. в статье Использование масштабирования для PowerPoint .

(PowerPoint для Microsoft 365 для Mac ) Вместо того, чтобы использовать описанный ниже процесс вручную, можно автоматически создать оглавление с гиперссылкой на основе рисунков. Дополнительные сведения см. в статье Использование масштабирования для PowerPoint .

Table of Contents (TOC) are commonly used across various forms of writing. Microsoft Word is one of the most commonly used Word processors by authors, researchers, analysts, etc. It provides a built-in feature to help generate Table of Contents both automatically and manually. Many presenters might need a similar option to create a table of contents in PowerPoint to help them present and switch between topics with ease. In this article, we will show you the various methods for creating a Table of Contents in PowerPoint.

What is a Table of Contents in PowerPoint?

Table of Contents is also called TOC or Agenda Slide. This is a list usually found at the start of a piece of writing, with titles for chapters or sections, along with their respective page numbers. In PowerPoint, presenters sometimes use interactive Table of Contents to switch between slide objects using clickable TOC links. Other presenters might opt for an unlinked TOC to simply explain the contents of the presentation or piece of writing under discussion in the presentation (e.g. a research report or book). Even if you aren’t discussing a publication, you can use a Table of Contents to link your slides to make them easier to navigate and to present information regarding the outline of your presentation deck.

How do you Present a Table of Contents in a PowerPoint Presentation?

Needless to say, the table of contents will be presented at the start of a PowerPoint presentation. The most common use is right after the title slide or basic introduction of the topic.
There are two main methods you can use to present a Table of Contents in PowerPoint. You can either use an automatic table of contents linked to respective slides or an unlinked TOC.

Unlinked Table of Contents in PowerPoint

An unlinked TOC can be used to briefly explain the PowerPoint table of contents to introduce the key parts of the presentation. In this case, the TOC can be used as an introduction or reference before moving on to the presentation topic.

Automatic/Interactive Table of Contents in PowerPoint

If you want to use an automatic table of contents, you can link respective slides to each part of the TOC. For example, clicking on chapter/section 1 in the TOC might lead to the relevant slide with more details regarding it. Similarly, when discussing the second chapter/section, you can return to the main slide, explain its relevance and click on it to switch to the respective slide with more information.

Interactive Table of Contents in PowerPoint can also enable the presenter to switch back and forth between topics using clickable links. This might be required when you need to go back and forth to explain related aspects of a topic. For example, slide 6 might have something relevant to slide 3, where you might need to go back and show previously discussed information for the purpose of further deliberation by the audience.

How Do You Create a Table of Contents in PowerPoint?

Now that we have discussed how Table of Contents can be used and presented in a PowerPoint presentation, let’s take a look at the various methods you can use to create them.

Automatically Generating a Table of Contents in PowerPoint

You can generate an automatic table of contents by linking various slides or even another document or webpage to your TOC. The most common methods for creating an automatic table of contents in PowerPoint includes linking various slides in the form of clickable links at the beginning of the presentation.

Automatic PowerPoint Table of Contents Example

In our automatic PowerPoint table of contents example, we have created a TOC right after the title slide. You can start with a blank page and give a title to your TOC. The most obvious title would be to simply call the slide ‘Table of Contents’.

Step 1

To create an automatic table of contents in PowerPoint, go to the Insert tab in the Ribbon menu and select Link -> Insert Link. This will provide you with the option to add a title and link.

Step 2

To link to existing slides, head over to the ‘Place in the Document’ option to see the list of slides you intend to link to. Select the slide you want to add and click Ok. This will create a link to the slide in your list. Clicking on the link in Slide Show mode will lead automatically to the connected slide.

Step 3

Once you have linked all slides, switch to Slide Show mode in PowerPoint and preview your list. You can also click to see if the titles are properly linked. The linked content can also be stylized using options from the Ribbon menu.

Using Outline View to Fetch Table of Contents

If you wish to quickly grab the outline of your slide deck to generate an the table of contents based on your slides titles, you can go to View -> Outline View and copy your table of contents. You might want to collapse the menu using the right-click context menu in order to easily copy the slide titles.

Paste the outline in PowerPoint, highlight each section and link to the respective slide via the Link option from the Ribbon menu in the Insert tab or via the Link option from right-click context menu.

Or just place the text in the placeholders of the table of contents design selected.

Create a Table of Contents using PowerPoint Zoom Feature

Since PowerPoint 2019, there is a new way of building a table of contents. You can create a landing page, which highlights each section, using a thumbnail of the slide.

Step 1

In the Insert Ribbon menu, select the “Zoom” feature and click in the “Slide Zoom” option.

Step 2

A popup window will open with the slides of the presentation. Select the slides you want to add to the table of content.

Step 3

Insert the thumbnail, and arrange them according to the layout of your presentation. When you play the presentation, you will be able to navigate to the slide through the Zoom feature.

Creating a Link to Switch Back to Table of Contents Slide

To be able to switch back and forth between slides, it is recommended to create a link to be able to switch back to the table of contents from any of the linked slides.

You might be on slide 4 and now need to go back to your table of contents to show the list again and click on slide 9 to switch to it. In such a case, it will be convenient to have a link or button that switches back to the TOC slide.

You can create a table of contents link on required slides through the same method, by generating a link on each slide via Insert -> Link -> Insert Link. You can add this in a subtle way to your slides, such as at the bottom of each slide.

You can add the link to a PowerPoint Shape, or text field, depending on the design of your slide.

Manually Creating Table of Contents in PowerPoint

Manually creating a table of contents in PowerPoint is another method by which you can generate a list of your slides. This does not require linking to the outline.

Manual Table of Contents Example

You can either go to View -> Outline View and copy your table of contents or type each slide title to create a manual table of contents.

How to Customize a Table of Contents PowerPoint Slide?

Once you have a manually created or linked table of contents in PowerPoint, you can also customize it.

Ribbon Menu Options

To customize the table of contents you can use text and shape styles in PowerPoint via the Ribbon menu. You can also highlight key parts of your content and use the Tab key or bulleted lists to list subtopics underneath main topics or chapters.

Readymade PowerPoint Templates

You can use readymade templates to create a table of contents that appears stylish and eye-catching. Using a readymade PowerPoint template can save you time in stylizing your content. Look our suggestions at the list at the end of the article.

Final Words

Using a table of contents for your PowerPoint slides can be a great way to introduce the key parts of your presentation. While using TOC can be necessary when discussing a publication, you can even use it to make your presentation easy to understand and to organize the content for each section, topic, and subtopic. Using a PowerPoint Table of Contents template can also be a good way to visualize the different parts of your presentation to make it easier for your audience to follow your topic.

In case you are using an automatic table of contents, linked to respective slides, they can be an easy way to switch between various topics and subtopics without the need to manually sift through slides.

Table of Contents (TOC) are commonly used across various forms of writing. Microsoft Word is one of the most commonly used Word processors by authors, researchers, analysts, etc. It provides a built-in feature to help generate Table of Contents both automatically and manually. Many presenters might need a similar option to create a table of contents in PowerPoint to help them present and switch between topics with ease. In this article, we will show you the various methods for creating a Table of Contents in PowerPoint.

What is a Table of Contents in PowerPoint?

Table of Contents is also called TOC or Agenda Slide. This is a list usually found at the start of a piece of writing, with titles for chapters or sections, along with their respective page numbers. In PowerPoint, presenters sometimes use interactive Table of Contents to switch between slide objects using clickable TOC links. Other presenters might opt for an unlinked TOC to simply explain the contents of the presentation or piece of writing under discussion in the presentation (e.g. a research report or book). Even if you aren’t discussing a publication, you can use a Table of Contents to link your slides to make them easier to navigate and to present information regarding the outline of your presentation deck.

How do you Present a Table of Contents in a PowerPoint Presentation?

Needless to say, the table of contents will be presented at the start of a PowerPoint presentation. The most common use is right after the title slide or basic introduction of the topic.
There are two main methods you can use to present a Table of Contents in PowerPoint. You can either use an automatic table of contents linked to respective slides or an unlinked TOC.

Unlinked Table of Contents in PowerPoint

An unlinked TOC can be used to briefly explain the PowerPoint table of contents to introduce the key parts of the presentation. In this case, the TOC can be used as an introduction or reference before moving on to the presentation topic.

Automatic/Interactive Table of Contents in PowerPoint

If you want to use an automatic table of contents, you can link respective slides to each part of the TOC. For example, clicking on chapter/section 1 in the TOC might lead to the relevant slide with more details regarding it. Similarly, when discussing the second chapter/section, you can return to the main slide, explain its relevance and click on it to switch to the respective slide with more information.

Interactive Table of Contents in PowerPoint can also enable the presenter to switch back and forth between topics using clickable links. This might be required when you need to go back and forth to explain related aspects of a topic. For example, slide 6 might have something relevant to slide 3, where you might need to go back and show previously discussed information for the purpose of further deliberation by the audience.

How Do You Create a Table of Contents in PowerPoint?

Now that we have discussed how Table of Contents can be used and presented in a PowerPoint presentation, let’s take a look at the various methods you can use to create them.

Automatically Generating a Table of Contents in PowerPoint

You can generate an automatic table of contents by linking various slides or even another document or webpage to your TOC. The most common methods for creating an automatic table of contents in PowerPoint includes linking various slides in the form of clickable links at the beginning of the presentation.

Automatic PowerPoint Table of Contents Example

In our automatic PowerPoint table of contents example, we have created a TOC right after the title slide. You can start with a blank page and give a title to your TOC. The most obvious title would be to simply call the slide ‘Table of Contents’.

Step 1

To create an automatic table of contents in PowerPoint, go to the Insert tab in the Ribbon menu and select Link -> Insert Link. This will provide you with the option to add a title and link.

Step 2

To link to existing slides, head over to the ‘Place in the Document’ option to see the list of slides you intend to link to. Select the slide you want to add and click Ok. This will create a link to the slide in your list. Clicking on the link in Slide Show mode will lead automatically to the connected slide.

Step 3

Once you have linked all slides, switch to Slide Show mode in PowerPoint and preview your list. You can also click to see if the titles are properly linked. The linked content can also be stylized using options from the Ribbon menu.

Using Outline View to Fetch Table of Contents

If you wish to quickly grab the outline of your slide deck to generate an the table of contents based on your slides titles, you can go to View -> Outline View and copy your table of contents. You might want to collapse the menu using the right-click context menu in order to easily copy the slide titles.

Paste the outline in PowerPoint, highlight each section and link to the respective slide via the Link option from the Ribbon menu in the Insert tab or via the Link option from right-click context menu.

Or just place the text in the placeholders of the table of contents design selected.

Create a Table of Contents using PowerPoint Zoom Feature

Since PowerPoint 2019, there is a new way of building a table of contents. You can create a landing page, which highlights each section, using a thumbnail of the slide.

Step 1

In the Insert Ribbon menu, select the “Zoom” feature and click in the “Slide Zoom” option.

Step 2

A popup window will open with the slides of the presentation. Select the slides you want to add to the table of content.

Step 3

Insert the thumbnail, and arrange them according to the layout of your presentation. When you play the presentation, you will be able to navigate to the slide through the Zoom feature.

Creating a Link to Switch Back to Table of Contents Slide

To be able to switch back and forth between slides, it is recommended to create a link to be able to switch back to the table of contents from any of the linked slides.

You might be on slide 4 and now need to go back to your table of contents to show the list again and click on slide 9 to switch to it. In such a case, it will be convenient to have a link or button that switches back to the TOC slide.

You can create a table of contents link on required slides through the same method, by generating a link on each slide via Insert -> Link -> Insert Link. You can add this in a subtle way to your slides, such as at the bottom of each slide.

You can add the link to a PowerPoint Shape, or text field, depending on the design of your slide.

Manually Creating Table of Contents in PowerPoint

Manually creating a table of contents in PowerPoint is another method by which you can generate a list of your slides. This does not require linking to the outline.

Manual Table of Contents Example

You can either go to View -> Outline View and copy your table of contents or type each slide title to create a manual table of contents.

How to Customize a Table of Contents PowerPoint Slide?

Once you have a manually created or linked table of contents in PowerPoint, you can also customize it.

Ribbon Menu Options

To customize the table of contents you can use text and shape styles in PowerPoint via the Ribbon menu. You can also highlight key parts of your content and use the Tab key or bulleted lists to list subtopics underneath main topics or chapters.

Readymade PowerPoint Templates

You can use readymade templates to create a table of contents that appears stylish and eye-catching. Using a readymade PowerPoint template can save you time in stylizing your content. Look our suggestions at the list at the end of the article.

Final Words

Using a table of contents for your PowerPoint slides can be a great way to introduce the key parts of your presentation. While using TOC can be necessary when discussing a publication, you can even use it to make your presentation easy to understand and to organize the content for each section, topic, and subtopic. Using a PowerPoint Table of Contents template can also be a good way to visualize the different parts of your presentation to make it easier for your audience to follow your topic.

In case you are using an automatic table of contents, linked to respective slides, they can be an easy way to switch between various topics and subtopics without the need to manually sift through slides.