Документ выставлен ошибочно

В деятельности организации могут возникнуть разные ситуации. В практике бывают случаи, когда условия договора с заказчиком еще до конца не согласованы, а услуги уже оказываются, подписываются акты выполненных услуг, а потом оказывается, что дата, на которую выписаны акты и счета-фактура не соответствует условиям договора.

Что делать бухгалтеру, если в актах и счет-фактурах были указаны даты отличные от дат, указанных в согласованном договоре? Каким образом возможно исправить даты в актах и счет-фактурах, и можно ли эти документы аннулировать, а потом выписать новые документы с правильной датой.

Жизненная ситуация

Данная ситуация могла возникнуть, если между исполнителем и заказчиком, например, в январе 2018 года был заключен договор об оказании услуг, в частности, по предоставлению вагонов, и в ходе заключения договора между сторонами возникли разногласия, а именно, не могли согласовать дату оказания услуг. В итоге в распоряжении бухгалтерии оказался экземпляр договора, в котором датой оказания услуг была указана дата передачи вагонов с грузом заказчика первому перевозчику на станции отправления.

В течение полугода бухгалтер выставлял акты и счета-фактуры именно на дату передачи вагонов на станции отправления. После длительного согласования дата была определена и в июне подписанный экземпляр договора наконец-то был передан в бухгалтерию. В последующем выяснилось, что исполнитель и заказчик согласовали договор в иной редакции, а именно, где датой оказания услуг является дата передачи вагонов с грузом заказчика грузополучателю на станции назначения.

В итоге дата, указанная в актах и счет-фактурах, оказалась неверной и подлежащей исправлению.

Исправляем ошибки в документах

В силу п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (ст. 422 ГК РФ).

Также договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора (п. 1 ст. 432 НК РФ).

Существенными условиями договора оказания услуг являются условия, определяющие конкретный вид оказываемой услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ).

В письме Минфина России от 27.05.2015 N 03-03-06/1/30408 указано, что доход от реализации услуг нужно отражать на дату их фактического оказания.

Доходы организации, полученные по договору об оказании услуг, следует учитывать для целей налогообложения прибыли организаций в том налоговом периоде, в котором документально подтвержден факт оказания услуг (письмо Минфина России от 19.10.2015 N 03-03-06/59640).

Согласно п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 402-ФЗ) в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В письме от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 Министерство финансов обратило внимание на то, что Законом № 402-ФЗ установлены требования к оформлению исправления в первичном учетном документе. Законом № 402-ФЗ не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок в первичном учетном документе.

Также следует учитывать разъяснения ФНС России, представленные в письме от 12.01.2018 N СД-4-3/264, а именно, Законом № 402-ФЗ установлены требования к оформлению исправлений в первичном документе. Указанным Федеральным законом не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок в первичном учетном документе. Составление корректировочного документа предусмотрено НК РФ исключительно для документа, служащего основанием для принятия продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога на добавленную стоимость к вычету для случаев, установленных гл. 21 НК РФ

Таким образом, законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок в первичном учетном документе. Дату в акте возможно исправить путем внесения исправлений, заверенных датой и подписями лиц, составившими данный документ.

Однако самый простой вариант — это выкинуть старые акты, а взамен составить новые, но данный вариант по мнению Минфина России использовать нельзя.

Аннулируем счет-фактуру?

В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав.

При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней считая со дня составления документов, указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ.

П. 1 ст. 39 НК РФ установлено, что реализацией товаров, работ или услуг организацией или индивидуальным предпринимателем признается соответственно передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, а в случаях, предусмотренных НК РФ, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу — на безвозмездной основе.

В счет-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны порядковый номер и дата его составления (пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ).

В строках счета-фактуры указываются: в строке 1 — порядковый номер и дата составления счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость; в строке 1а — порядковый номер внесенного в счет-фактуру исправления и дата внесения этого исправления. При составлении счета-фактуры до внесения в него исправлений в этой строке ставится прочерк (пп. а,б п. 1 Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее Постановление № 1137)).

Согласно п. 7 Постановления № 1137 в счета-фактуры, составленные с даты вступления в силу Постановления N 1137 на бумажном носителе или в электронном виде, исправления вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем составления новых экземпляров счетов-фактур.

В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с Постановлением № 1137.

Свои разъяснения по вопросу порядка внесения исправлений в первичные документы ФНС России представило в своем письме от 05.03.2018 N СД-4-3/4226@, где указала, что в п. 7 Постановления № 1137 предусмотрено, что в счет-фактуру исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указываются номер и дата счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления. Таким образом, реализуется порядок, аналогичный пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, а именно: по совокупности в первоначальном документе и документе с исправленными данными имеется в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями лиц, подписавших документ.

Таким образом, порядок исправления ошибочной даты счет-фактуры законодательством не определен. В тоже время все исправления в счет-фактурах возможны только путем выставления корректировочного, либо исправленного счет-фактур. Аннулирование счет-фактур, содержащих ошибки будет противоречить Постановлению № 1137.

Аннулирование счетов-фактур, содержащих ошибки, также, как и актов об оказании услуг законодательством не предусмотрено, а равно и замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок в первичном учетном документе.

Постановлением № 1137 предусмотрено, что в новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений. Однако, если изначально дата указана неверно, то изменение даты не происходит так как, происходит именно исправление даты, а сама дата остается неизменной.

По нашему мнению, в исправленном счет-фактуре в строке 1 необходимо указать присвоенный ранее номер и исправленную дату, в строке 1а порядковый номер исправления и дату исправления. К исправленному счет-фактуре возможно приложить бухгалтерскую справку с описанием причины такой корректировки.