Основные ошибки при планировании рабочего дня

Основные ошибки в планировании рабочего дня

Не секрет, что успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего дня. Посмотрите сами, некоторые успевают решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Первые бегут по карьерной лестнице, а вторые еле плетутся в хвосте. И дело тут не только в профессионализме, но и в грамотном планировании рабочего дня.

Существует три типа ошибок в планировании:

Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…

Технические ошибки:

1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

Если вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное. Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует. А в конце рабочего дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного. Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).

4. Задача чрезмерно сложна.

Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

Как часто мы рассчитываем «В перерыве рабочего дня/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

Проиллюстрировать эту ошибку можно всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

А может вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, вы сможете посвятить себя тому, что вы действительно умеете и любите.

Внешние факторы:

1. Вы взяли на себя слишком много.

Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.

2. Вы устали или заболели.

Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни. Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендуется отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется вам), не бойтесь, вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.

3. Внимание – перемены!

У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д. Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.

4. Непредсказуемость.

Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться?

Стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени в течении дня, когда вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить вас).

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и вашей работы.

Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента. Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Психологические препятствия:

1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена ваша повседневная жизнь.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» вам жилось интересно.

3. Вы боитесь бездействия.

Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени. Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию. Иначе они рискуют «сгореть на работе».

И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

Возможно, вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».

5. Вы боитесь неудачи.

Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать. В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

6. Вы боитесь успеха.

В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей. Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

7. Вы боитесь нововведений.

Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает вас настолько, что вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в вашей жизни.

8. Вы боитесь завершения.

Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае советую напоминать себе, что у вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.

9. Вы – перфекционист.

Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед вами, вы просто не сможете сделать всё, что задумали.

За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения. Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам. Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Источник

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни.

Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Закон Паркинсона был сформулирован историком Сирилом Норткотом Паркинсоном статье, напечатанной в британском журнале «The Economist» в 1955 году.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
тактическое планирование на месяц и на неделю,
тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные и не срочные. В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот.

Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место.

Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов.

Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным. Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Следствие закона Парето: Обычно слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто это и не нужно — необходимо лишь знать, работает ваша идея или нет, и изменять её так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать.

Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:

Планируя рабоч ий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принцип планирования может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку.

План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями.

Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

10 правил планирования рабочего времени

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
Правило регламента и правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником. Вольтер: Время довольно длинно для того, кто им пользуется; кто трудится и кто мыслит, тот расширяет его пределы.
Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.

Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.

Методы планирования рабочего времени

Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.

Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные.

Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами).

Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».

Брайан Трейси: Наконец, такое наблюдение: если вам надлежит «съесть» живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее.
Путь к достижению высокого уровня профессионализма и продуктивности труда лежит через приобретение устойчивой привычки решать самые важные задачи с самого утра, не тратя времени на другие проблемы.
Вам необходимо научиться «съедать лягушку» первым делом, не пускаясь в предварительные, нередко праздные, рассуждения.

Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:

Бенджамин Франклин, автор известно афоризма «Время – деньги», отмечал и следующее: Богатство зависит главным образом от двух вещей: от трудолюбия и умеренности, иначе говоря — не теряй ни времени, ни денег и используй и то и другое наилучшим образом.

Современная форма составления планов на день – специальные программы для смартфонов и КПК (органайзеры), которые за основу берут календарь или возможности электронной таблицы, что позволяет отражать дату, время, указывать временные рамки каждого события, оставлять записи и комментарии, а также создавать не только тактические планы на день, но и видеть стратегическое движение к главной цели. Они мобильны, удобны и главное – эффективны в современных условиях жизни.

Примерные программы

Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.

Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».

Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.

9:00 – важные дела + дела-лягушки
10:40 – деловая переписка + важные и срочные дела
11:04 – совещания, планерки
11:34 – деловые переговоры по телефону, собеседования
13:34 – деловой обед
14:00 – буферная зона + важные и срочные дела
15:30 – важные дела + дела-десерты
17:00 – деловой ужин

Правила планирования рабочего времени

О тайм-менеджменте и правилах планирования рабочего времени написано сто тыщ статей. Мы решили написать сто тыщ первую, но без глупых советов и навязываний мнения.

Изучайте популярные методики планирования, полезные приложения, книги и опыт успешных людей и выбирайте свой путь сами.

В виде вступления — наша статья с говорящим названием «Как начать планировать, если я ненавижу это делать».

Какой метод планирования рабочего времени выбрать

При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.

Метод Айви Ли

Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR.

Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее.

На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.

Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.

Метод оценок

Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела.

В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки.

Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.

Метод 1–3–5

Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность».
Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности.
Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.

Источник: https://kmb-chr.ru/franshizy/planirovanie-vremeni-rabochego-dnya-pravila-metody-i-oshibki.html

Основные ошибки в планировании рабочего дня

Существует три типа ошибок в планировании:

Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…

Технические ошибки:

1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

Если вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное.

Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует.

А в конце рабочего дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного.

Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).

4. Задача чрезмерно сложна.

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

Внешние факторы:

1. Вы взяли на себя слишком много.

2. Вы устали или заболели.

3. Внимание – перемены!

4. Непредсказуемость.

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е.

объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Психологические препятствия:

1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

3. Вы боитесь бездействия.

Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию.

Иначе они рискуют «сгореть на работе».

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

5. Вы боитесь неудачи.

Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать.

В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?».

Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

6. Вы боитесь успеха.

В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей.

Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше.

Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

7. Вы боитесь нововведений.

8. Вы боитесь завершения.

9. Вы – перфекционист.

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения.

Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам.

Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.

Источник: https://donskih.ru/2016/10/oshibki-v-planirovanii-rabochego-dnya/

Планирование рабочего времени: правила, методы, ошибки

Из этой статьи вы узнаете:

Почему так важно планирование рабочего времени
По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
Какие методы применяются при планировании рабочего времени
Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности.

В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально.

Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.

Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Управление репутацией компанииа

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

Личные качества начальника.
Действия руководителя.
Независимые причины.

Личные качества начальника, которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
Систематическая спешка.
Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

Отсутствие мотивации у персонала.
Разрушение межличностной коммуникации в организации.
Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

Длинный перечень заданий, поручений, дел.
Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.

В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Техника НЛП: секретное оружие в руках успешного бизнесмена

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
Руководитель не должен быть импульсивным.
Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
Умейте пользоваться временными промежутками.
В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Как увеличить уверенность в себе

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

20 % потребителей (продукции) приносят 80 % дохода;
80 % потребителей (продукции) дают 20 % дохода;
20 % просчетов приводят к 80 % убытка;
80 % просчетов приводят к 20 % убытка.

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности.

Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C.

Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.

Задайте себе вопросы:

Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Корпоративные тренинги

Как документировать планирование рабочего времени

Скрупулезная запись плана рабочего времени и постоянный контроль его выполнения являются предпосылкой планирования. Выделяют следующие виды планов: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

Долгосрочное планирование необходимо для того, чтобы поставить перед собой глобальную цель и идти к ней постепенно, иногда несколько лет или даже десятилетий. Например, получение образования, карьерный рост и многое другое. Среднесрочное планирование – обычно план на год, где мы распределяем свое рабочее время для решения более конкретных задач.

Краткосрочное планирование используют для решения задач, определяющих долгосрочные и среднесрочные планы. Это планы на квартал, месяц, декаду, неделю и день. В плане на месяц мы уже смело можем ставить определенное количество часов для выполнения того или иного пункта плана.

Но самым важным является план на день. В него мы включаем не больше десяти пунктов, третья часть которых – это важные, первоочередные проблемы. Их принято писать на первую половину дня, чтобы к вечеру уже завершить.

Лучше однотипные задачи группировать в блоки, чтобы сэкономить время и силы.

Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

Обязательно запланируйте себе перерывы исходя из вашей работоспособности и прошедшего с начала дня времени. С каждым часом усталость все более дает о себе знать, а значит, снижается ваша производительность.

Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Эффективность планирования рабочего времени сотрудников можно проанализировать с помощью простой математики. Для расчета примените коэффициент экстенсивного использования времени:

Кэ = (общий фонд времени — перерывы в работе)/общий фонд времени.

Если при подсчете коэффициент будет равен единице, то сотрудники используют рабочее время наиболее эффективно. Чем больше коэффициент экстенсивного использования времени, тем менее эффективно используется рабочее время.

Аналогичным способом можно вычислить коэффициенты потери и пустой траты времени в зависимости от того:

виноват работник или причины, от него не зависели;
потрачено ли время на личные дела.

Для расчета данных коэффициентов в числитель формулы ставим нужное значение (в минутах), а в знаменатель – общий фонд времени. В этом случае, чем ближе полученное значение к единице, тем неэффективнее расходуется рабочее время.

KPI для менеджеров: как разработать и внедрить

6 типичных ошибок при планировании рабочего времени

Ошибки при планировании рабочего времени можно не совершать, правильно используя накопленный опыт. Приведем наиболее популярные ошибки менеджеров при планировании своего рабочего времени и времени своих сотрудников.

Отсутствие систематичности.
Отсутствие основательного, глубокого отношения.
Нет целей на день и, соответственно, первоочередных дел.
Отсутствие конкретных сроков для выполнения каждой задачи.
Отсутствие в рабочем графике времени на срочные дополнительные дела (так называемый форс-мажор).
Не запланированы перерывы и время на обед.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

Источник: https://practicum-group.com/blogs/stati/planirovanie-rabochego-vremeni/

Источник

Организация рабочего времени

29 октября 20214 августа 2022

Почему важно планировать рабочий день?
Планирование своего времени вместе с Amway
Что включает в себя планирование?
Как лучше начать рабочий день?
Правила середины дня
Как завершить рабочий день
Методы планирования рабочего дня
Основные ошибки при планировании рабочего дня

С чего начинается бизнес? С системного рабочего процесса. Только так можно получить результат, который будет радовать вас морально и финансово долгие годы. Отличная новость в том, что при рациональном подходе можно достичь многого, не посвящая работе 24/7.

«Белка в колесе» и попытки сделать одномоментно тысячу дел всегда обречены на провал. Работать мало часов, но с оптимальной эффективностью — вот, к чему следует стремиться. И сделать это гораздо проще, если внедрить в бизнес-процессы рекомендации по тайм-менеджменту.

Почему важно планировать рабочий день?

Выполнять свою работу эффективно важно стабильно в долгосрочной перспективе. Для этого надо заранее продумывать свой рабочий день, неделю, месяц. Это позволит вам избежать перенапряжения с последующим снижением активности, иногда доходящей до прокрастинации. Можно работать по 10-12 часов, устать, исчерпать ресурсы, но оставаться недовольным результатом. Это случается, если вы работали без рабочего плана или он был составлен неверно.

Построение бизнеса с Amway выгодно отличается от обычной работы в офисе тем, что вы можете самостоятельно определять ежедневную загрузку, составлять свой график, органично вписывать в него все дополнительные активности. Вам не надо будет выкраивать часы на спорт, хобби, общение с близкими людьми. Их можно запланировать заранее и реализовывать, когда удобно вам. Больше не надо будет ежедневно тратить часы на дорогу на работу и обратно. А встречи с клиентами легко совмещать с личными задачами.

Все что от вас требуется — самодисциплина и правильная стратегия рабочего процесса.

Что включает в себя планирование?

Обязательно выделяйте время на полноценный сон, заботу о себе, личные дела и спорт — работа в ущерб всему остальному не принесет вам пользы.

Начните с подсчета количества своих рабочих часов в день, следуя простой формуле:

Х = 24 — сон — забота о себе — личные обязательства — спорт

Х — это количество часов, которые вы можете посвящать работе, без ущерба для других важных сфер жизни. Не пугайтесь, если полученное значение будет очень маленьким. Стратегически верно организованный бизнес-процесс не отнимает слишком много часов.

В «личные обязательства» включите количество часов, необходимых на семью, социальные проекты, волонтерство, развитие новых навыков, увлечения.

В «заботу о себе» попадут часы, посвященные уходу за собой, прием и приготовление пищи, бытовые рутины.
Рассчитав дневное и недельное количество рабочих часов, можно сформировать свой временной бюджет, который важно правильно использовать. Надо проанализировать и сократить временные расходы. Например, для встреч с клиентами можно выделить «клиентский день» и заранее продумать маршрут, чтобы свести к минимуму потерю часов и минут на дорогу.

Чтобы расчеты были правильными, в течение двух недель фиксируйте тайминг всех ваших дел. Даже на этапе сбора информации могут ждать удивительные открытия. Например, сортировка и ответ на электронные письма может занимать до двух часов ежедневно. Эту цифру просто сократить до 30 минут, если отписаться от ненужных рассылок и заранее подготовить самые распространенные шаблоны ответов.

Обязательно визуализируйте в виде графиков и диаграмм полученные данные. Составленное на их основе расписание на неделю и ежедневные планы тоже необходимо распечатать и зафиксировать на рабочем месте.

Как лучше начать рабочий день?

Чтобы работать продуктивнее, вставайте каждый день в одно и то же время, а также планируйте важные дела на первую половину дня.

«Как день начнешь — так его и проведешь» — гласит поговорка. Чтобы начать бодро и с прилива сил, необходимо хорошо высыпаться. Запланируйте заранее начало дня, включив в него небольшую зарядку, полезный завтрак и 10-15 минут для себя.

Только правильно начав утро, можно сохранять высокую продуктивность в течение всего дня и оставить силы на активный вечер. Чтобы никуда не торопиться с утра, попробуйте вставать раньше на 30-40 минут.

Чтобы организм привык и быстрее включался в работу, просыпайтесь примерно в одно и то же время. Многие люди отмечают большую продуктивность в первой половине дня, попробуйте перенести на нее решение самых важных вопросов. Приступая к работе, обязательно составьте план дня, в котором будут перерывы и окна для решения незапланированных задач.

Правила середины дня

Если взялись за ту или иную задачу – не отвлекайтесь на другие дела или соцсети, доводите дело до конца.

Рабочий процесс не должен прерываться отвлекающими факторами. Уберите все детали, притягивающие внимание, отключите личные соцсети и полностью сосредоточьтесь на последовательном решении запланированных задач.

Начните с главной и сконцентрируйтесь на ее решении. Параллельные или срочные дела не должны вас отвлекать. Их можно записать в свой планировщик и вернуться к ним позже, сортируя по приоритетности. Не поддавайтесь импульсам и не меняйте план без обоснованной необходимости.

Доводите каждое дело до логичного завершения. Например, готовя текст с ссылками на другие источники, доделайте работу за раз, чтобы не тратить время на повторный анализ большого объема материала.

Обязательно делайте 5-10 минутные перерывы каждый час. Необходимо встать и сделать небольшую гимнастику для тела и для глаз, выпить воды. Это полезно для зрения, если вы работаете за компьютером, для тела — восстанавливается кровоток и лимфоток, для психики — вы не будете быстро уставать, сохраните энергию и концентрацию внимания.
Чтобы повысить эффективность, объединяйте однотипные задачи в кластеры. Например, если вам надо написать письма или совершить звонки нескольким людям, лучше это сделать последовательно, не отвлекаясь на другие задачи.
Сверяйтесь с графиком несколько раз в течение дня. Если какое-то дело длится дольше, чем было запланировано, в зависимости от приоритетности, перенесите на завтра его или другую задачу из вашего списка.

Как завершить рабочий день

Оценивайте ежедневно успехи дня: всё ли успели, сколько времени заняла каждая задача, какие дела остались незавершенными. Учитывайте эти данные при планировании в будущем.

Ежедневно необходимо проверять было ли выполнено намеченное, сколько это заняло времени, какие дела остались незавершенными и на какой стадии выполнения они находятся. График — опорный инструмент, и это нормально, особенно в начале систематической работы, что некоторые дела будут переноситься или не вписываться в запланированный для них период. Вы научитесь лучше ориентироваться в тайминге и таких дел будет все меньше.
Составьте рабочее расписание на завтра и скорректируйте недельное, если это необходимо. Не засиживайтесь над делами и не пытайтесь все сделать за раз. Полноценный отдых — неотъемлемая часть продуктивного рабочего процесса.

Контрольные вопросы для себя в конце дня помогут вам понять, двигаетесь ли вы в правильном направлении:

Я сегодня был продуктивен?
Насколько оправдана была очередность задач?
Я приблизился к своим долгосрочным целям?
Могу я что-то сделать, чтобы работать еще эффективнее?
Сколько времени я использовал впустую?

Методы планирования рабочего дня

В тайм-менеджменте есть много подходов, чтобы упорядочить дела и наладить рабочий режим. Некоторым из них уже десятки лет, что-то придумали совсем недавно, учитывая последние исследования по психологии. Вот самые удачные стратегии:

SMART

Перед включением задач в свой список дел необходимо их проанализировать по методу SMART. Задача должна быть:

конкретной (Specific),
измеримой (Measurable),
достижимой (Attainable),
актуальной или истинной (Relevant),
ограниченной во времени (Time-based).

Метод «Помидора»

Попробуйте использовать этот подход, если часто отвлекаетесь на посторонние задачи:

поставьте таймер на 25 минут;
работайте над задачей не отвлекаясь, пока не прозвучит звонок;
сделайте перерыв на 3-5 минут и снова заводите таймер;
после 4-х повторений отдохните 30-60 минут.

Метод Айви Ли

Еще один тайм-менеджментовый «дедушка». Подходу более 100 лет, и он все еще работает. Так как все гениальное — просто:

в конце дня напишите 6 самых важных дел на завтра;
начинайте рабочее утро с задачи №1 и не переходите дальше по списку, пока ее не выполните;
сделайте все 6 задач и только после этого переходите к неважным рутинам;
не забудьте в конце дня составить новый список.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Проверьте, не закрались ли в ваш рабочий список дел следующие распространенные ошибки:

нет систематичности в работе;
не хватает навыков в ранжировании задач по приоритетности;
нет прописанной цели, либо она не разделена на составные задачи;
не обозначены сроки для выполнения каждого процесса;
заранее не выделены часы на незапланированную срочную деятельность высокой значимости;
не хватает перерывов для полноценного восстановления, отдыха, приема пищи.

Занимайтесь любимым делом, которое приносит удовольствие и делайте это эффективно!

Узнайте также:

Источник

В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел. Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Когда необходимо планирование рабочего времени

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

Личные качества начальника.
Действия руководителя.
Независимые причины.

Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
Систематическая спешка.
Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

Отсутствие мотивации у персонала.
Разрушение межличностной коммуникации в организации.
Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Длинный перечень заданий, поручений, дел.
Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.
В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
Руководитель не должен быть импульсивным.
Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
Умейте пользоваться временными промежутками.
В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

20 % потребителей (продукции) приносят 80 % дохода;
80 % потребителей (продукции) дают 20 % дохода;
20 % просчетов приводят к 80 % убытка;
80 % просчетов приводят к 20 % убытка.

Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок. Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Планирование времени рабочего дня: правила, методы и ошибки

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн.

Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным.

На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма.

Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.
Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.
Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.
Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть.

Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем. Помните, что все это общие советы.

Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним. Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата.

Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

Основные ошибки в планировании рабочего дня

Не секрет, что успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего дня.

Посмотрите сами, некоторые успевают решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Первые бегут по карьерной лестнице, а вторые еле плетутся в хвосте. И дело тут не только в профессионализме, но и в грамотном планировании рабочего дня.

Существует три типа ошибок в планировании:

Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…

Технические ошибки

1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

4. Задача чрезмерно сложна.

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

Внешние факторы

1. Вы взяли на себя слишком много.

2. Вы устали или заболели.

Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни.

Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендуется отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется вам), не бойтесь, вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.

3. Внимание – перемены!

У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д.

Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.

4. Непредсказуемость.

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Психологические препятствия

1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

3. Вы боитесь бездействия.

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

5. Вы боитесь неудачи.

В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

6. Вы боитесь успеха.

Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

7. Вы боитесь нововведений.

8. Вы боитесь завершения.

9. Вы – перфекционист.

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Планирование рабочего времени: почему это важно

Распорядок дня играет одну из ключевых ролей в достижении поставленных целей. Это касается как работы в офисе, так и заработка на дому в свободное время.

Во втором случае планирование дня особенно важно, ведь рядом нет начальника, контролирующего процесс выполнения поставленных задач, а значит, есть вероятность расслабиться, откладывать работу на вечное «потом».

В результате это приводит к тому, что работа выполняется в горящие сроки, от чего страдает ее качество, количество, а значит, и конечный доход. Чтобы этого не произошло, нужно иметь жесткий распорядок дня, а также уметь мотивировать себя на работу.

Это два главных правила, которых нужно строго придерживаться, если вы хотите получать стабильный высокий доход.

Что включают в себя принципы планирования рабочего времени

Планирование ежедневного графика работы включает умение эффективно управлять временем и максимально рационально его использовать. На современном языке это звучит тайм-менеджмент.

Но как бы не называли данную процедуру, ее алгоритм довольно прост: нужно создать жесткий график, и работать без каких-либо отклонений во времени.

Также вам следует научиться:

не отвлекаться на посторонние дела;
вести ежедневник с записями о выполненных и невыполненных делах;
соблюдать порядок на рабочем месте (подсознательно человек отвлекается на бардак и посторонние предметы);
завершив рабочий процесс, сверьтесь с ежедневником. Отметьте выполненные пункты и составьте примерный план на следующий день.

Кто должен планировать рабочий день

Свой день должны планировать абсолютно все: от простого работника до управляющего крупной компанией. Это главный залог успеха и высокой прибыли. Правильно спланировав график, возможно выполнить абсолютно все поставленные задачи.

Также планирование дня обязательно должно стать систематической привычкой людей, зарабатывающих дома:

Фрилансеры;
Копирайтеры;
Менеджеры интернет-магазинов и многие другие.

Методы планирования рабочего времени

Помните, что только так можно получить прибыль в интернете – работая по собственному, но строгому графику. В противном случае вы потратите уйму времени, заработав просто смешные деньги.

Существует несколько популярных методов эффективного планирования рабочего времени:

является одним из наиболее популярных методов. Суть заключается в распределении имеющихся задач на 3 группы, в зависимости от их значимости. В первой (группа А) самые важные и срочные задания. На них необходимо выделить 65% времени. Вторая (группа В) – просто важные задания. Их решение можно ненадолго отложить. Им отводится 20% времени. Третья (группа С) – менее важные вопросы, на решение которых отводится 15% дня.
также научит вас правильно расставлять приоритеты. Необходимо рассортировать дела на 4 группы.

Первая – срочные дела. Их решение не может ждать и полминуты.
Вторая – неотложные, но не настолько важные дела. Их решение можно отложить на небольшой срок или перепоручить коллегам.
Третья – значимые, но не сложные. С ними можно разбираться после решения сложных заданий.
Четвертая – второстепенные, объемные и затратные по времени задачи. Но их также обязательно нужно выполнить.

Как планировать рабочий день: главные правила

Планирование распорядка дня необходимо начать с расстановки приоритетов. Определите задания, требующие от вас первоначального внимания. Тщательно продумайте все возможные способы выполнения срочной работы, выберите наиболее эффективные.

Определите сроки выполнения, включая перерывы (да, свободным временем и отдыхом тоже нужно уметь управлять). Вы должны научиться укладываться в установленные временные рамки. В ежедневнике прописывайте график каждого дня. Также обязательно делать записи о планах на месяц и на год. Помните, что вы должны строго контролировать выполнение всех намеченных целей.

Старайтесь также следовать таким несложным правилам:

Начинайте утро с позитивного настроя. В основном, от этого зависит успешная (или провальная) работа на протяжении целого дня
Разучитесь «раскачиваться». Часто человеку, чтобы полностью струсить сон и начать работать, нужно как минимум 30-40 минут, даже после душа и чашки бодрящего кофе. Отучитесь от данной привычки, и вы заметите, как сутки становятся длиннее
Завтракая, уже «прокручивайте» в голове сегодняшний распорядок
Желательно, чтобы в установленном графике, не было отклонений. Если изменения все-таки возникли, зафиксируйте их в ежедневнике

Помните: правильно спланировав свой день, вы успеете сделать большой объем работы за относительно короткий промежуток времени. Таким образом, у вас останется больше времени на отдых и любимые дела.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Современные успешные управленцы выделяют три основных ошибки при планировании распорядка дня, каждая из которых состоит из определенных факторов:

Технические ошибки

нет определенных временных рамок. Часто люди планируют решение проблемы «с понедельника»;
для выполнения задачи выбрано неправильное время. Данный фактор зависит от особенностей человека. Так, если продуктивность труда выше ночью, необходимо все возможные вопросы решать в темное время суток;
очередная сложная ситуация. Человек обычно испытывает страх и начинает затягивать процесс решения проблемы. Но, вместо этого, нужно собраться с мыслями и действовать, пока не будет достигнут положительный результат;
человек забывает, что собирался сделать. Такое часто случается с людьми на выходных. Задумав какое-либо дело и отложив его на начало рабочей недели, вы обязательно забудете о нем. Поэтому нужно не лениться и сразу записывать все мысли в блокнот;
поставленная задача просто не подходит вам. Случается, что человек просто не в состоянии справиться с определенной проблемой.

Внешнее влияние

слишком большой объем. Люди могут просто не рассчитать свои силы. Поэтому необходимо объективно подходить к выполнению какой-либо задачи;
болезнь. Даже если вы грамотно продумали план своих действий, болезнь может внести крайне негативные изменения в график. Но, к сожалению, предугадать это практически невозможно;
безответственные коллеги. В любой большой компании результат работы тем или иным образом зависит не только от вас, но и от коллег. Но бывают ситуации, когда сотрудники организации не выполняют возложенных на них обязательств, и в итоге страдает общее дело.

Психологические факторы

вы не определились со своими целями в жизни. Подобное состояние заставит вас «метаться» от решения одной задачи к другой. Вы не будете видеть конкретики впереди, и это будет сильно тормозить ваши действия;
вам нравится работать на пределе своих возможностей. Вы затягиваете решение основных проблем, и только потом начинаете усердно работать и решать их. Все нужно делать вовремя;
вы боитесь потерпеть неудачи. Это останавливает многих талантливых людей. Если вы столкнулись с данным психологическим явлением, необходимо рассматривать неудачу или поражение как дополнительную возможность начать что-то новое.

Итог

Итак, правильно распланировав время и избегая указанных ошибок, вы сможете сделать свой день долгим и продуктивным. Это поможет вам добиться высоких результатов и всех поставленных целей.

Источник

Для того чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо реальное понимание того, из чего же оно у вас состоит, и уже после этого планировать свой день так, чтобы он действительно был продуктивным и вам удавалось закрыть все поставленные задачи.

Одна из основных ошибок при планировании дня/недели/месяца заключается в том, что большинство людей неосознанно перегружают себя задачами, которые являются заведомо невыполнимыми в установленные ими сроки. Связано это с тем, что многие из нас не знают и не учитывают тот факт, что время любого человека состоит из 4-х основных групп, каждая из которых формирует наши дни/недели/месяцы.

Именно эти группы мы и разберём в данной статье.

Группа 1. Обязательные действия.

Это те действия, которые обязательно присутствуют в повседневной жизни каждого человека, и невыполнение которых может привести к нарушению его жизнедеятельности: сон, приём пищи, утренний/вечерний туалет и прочие действия, исходя из индивидуальных особенностей каждого отдельного человека.

Как правило, такие действия ежедневно забирают у человека от 7 до 10 часов, а это значит, что после их выполнения у нас в сутках остается 14-17 часов полезного времени, которое необходимо грамотно распределить между 3-мя оставшимися группами.

Группа 2. Бытовые действия.

Это те действия, которые формируют наш ежедневный/еженедельный/ежемесячный быт: приготовление пищи, домашняя уборка, отвести детей в дет. сад/школу, походы в магазины, выгул домашних питомцев и т.д. На подобные действия мы можем тратить ежедневно от 1 до 3 часов. Чем больше вы будете уделять времени обязательным и бытовым задачам, тем меньше у вас будет оставаться полезного рабочего времени. Это необходимо обязательно учитывать при планировании своего рабочего дня.

Теперь мы видим, как 2 группы действий могут забирать у нас ежедневно от 8 до 13 часов полезного времени.

Группа 3. Трудовые действия.

Это те действия, которые связаны с нашей трудовой или предпринимательской деятельностью и которые приносят нам материальный доход. Именно под эти действия мы и планируем свой рабочий день: встречи, переговоры, поездки и прочее.

Как правило, именно на эти важные действия нам и не хватает времени в сутках. Поэтому, чтобы все успевать, необходимо планировать свое рабочее время с учетом в нем обязательных и бытовых действий, а уже остаток распределять между трудовыми действиями, отводя под каждое из них конкретное количество времени. Так вы будете точно знать, сколько успеете выполнить задач за день и сколько вам отведено на это времени.

Группа 4. Досуговые действия.

Это те действия, которые приносят нам моральное и/или физическое удовлетворение: спорт, обучение, развлечения, просмотр соц. сетей, ТВ и т.д. На подобные действия человек может тратить в среднем до 3-4 часов ежедневно, иногда совсем этого не замечая. Именно поэтому данные действия являются «черными дырами” в жизни почти каждого человека, и к ним стоит относиться с осторожностью, не допуская повышения их концентрации в вашем распорядке дня, особенно если вы хотите достичь каких-либо результатов в работе, бизнесе, образовании и т.д.

Такой подход к планированию своего времени является самым простым и эффективным: просто выясните, сколько в ваших сутках у вас есть реального времени для выполнения поставленных задач.

Источник

Эффективное планирование рабочего дня – важный навык, которым должен обладать каждый менеджер. Люди, умеющие организовывать и планировать свою работу, более успешны в жизни. Они успевают качественно, быстро выполнять поставленные задачи, активно отдыхать и заниматься личными делами.

Планирование рабочего времени с помощью ЛидерТаск
Правила планирования рабочего времени
В чем заключается планирование
Эффективные методы планирования рабочего времени
Ошибки и трудности при планировании рабочего времени
Популярные инструменты для планирования времени
ЛидерТаск
Any.do
Google Tasks
Todoist
Things 3
Заключение

Планирование рабочего времени с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни.

Скачать ЛидерТаск

Учитывая объём ежедневных дел, с которыми приходится сталкиваться современному человеку, ему жизненно важно быть организованным. В противном случае вы рискуете погрязнуть в череде недовыполненных задач и мелких текущих дел, которые не дадут реализовать свой потенциал, приведут к хроническому стрессу и раздражению.

Методики и техники для управления временем составляют тайм-менеджмент – управленческий инструмент, помогающий рационально распределить ресурсы для получения оптимального результата. Использование инструментов тайм-менеджмента позволяет планировать рабочий день, контролировать и тратить время эффективно, грамотно расставляя приоритеты.

Правила планирования рабочего времени

Люди, работающие во фрилансе, хорошо знакомы с понятиями планирования личного и рабочего времени. Иначе невозможно справиться с множеством дел, ограниченных определёнными рамками. Офисные сотрудники распоряжаются этим ресурсом несколько иначе, обычно не задумываясь о его полезности.

На самом деле, грамотное планирование рабочего дня не только помогает в быстром завершении намеченных дел, но и позволяет значительно повысить свою эффективность. Люди, составляющие план на день, успевают все и везде, сохраняя силы на личные дела и общение с семьёй.

При составлении плана на день стоит прислушаться к своему организму, его особенностям. Это позволит достичь большей продуктивности. Например, общение с партнёрами, коллегами лучше запланировать на первую половину дня, когда вы более активны, а на рутинную, монотонную работу выделить время после обеда. В этом случае вы меньше устанете и получите лучший результат.

В чем заключается планирование

Главная цель организации рабочего времени – среди огромной массы дел вычленить те, которые дадут максимальную отдачу, и выполнить их в первую очередь. Тайм-менеджмент складывается из следующих параметров:

расстановки приоритетов;
выделения важных задач;
поиска лучших вариантов их решения;
поиска занятости в свободное время.

Благодаря расстановке приоритетов можно выяснить, какие вопросы требуют немедленного разрешения, какие можно отложить на более поздний срок, а какие решатся сами собой. Учитывая ценность времени для современного человека, не стоит тратить его на бесполезные занятия, не дающие результата.

Важные задачи – это те же приоритеты, выделенные в рамках одного дня. Необходимо определиться с тем, что выполнить в первую очередь для достижения соответствующего эффекта.

Поиск вариантов решения поставленных задач – один из ключевых пунктов эффективного планирования рабочего времени для достижения целей. Нужно понимать, что сделать в первую очередь, и как, чтобы получить лучший результат с меньшими затратами ресурсов.

Свободное время также нуждается в распределении и контроле. Иначе вы рискуете потратить его впустую, что для активного современного человека, стремящегося достичь успеха в жизни – непозволительная роскошь. Лишние два-три часа, освободившиеся в графике, можно потратить на саморазвитие или улучшение бизнеса.

Эффективные методы планирования рабочего времени

Большинство рядовых сотрудников офисов работают по принципу: «делаем все подряд, чтобы больше успеть». На самом деле, этот принцип работает плохо. Не учитывая важность и первостепенность задач, легко получить кучу неоконченных дел, накопленных в виде «снежного кома» из-за того, что некоторые из них были выполнены не в своё время, в ущерб первостепенных.

Для организации рабочих и личных дел в тайм-менеджменте применяются записи, календари или карты рабочего дня. Существует много эффективных методик планирования, к самым популярным из которых относят:

Матрицу Эйзенхауэра.

Классический способ управления временными ресурсами, предлагающий разделить задачи на четыре квадрата:

A	B	C	D
Дела первой важности и срочности.	Несрочные, но важные дела.	Срочные, но не важные дела.	Не срочные, не важные дела.
Этот квадрат оставляют пустым. При правильном планировании времени, все дела должны завершаться в B квадрате.	Сюда входят задачи, которые нужно выполнить за время рабочего дня.	Здесь располагают вопросы, которые можно «перепоручить» другим сотрудникам. Например, звонок потенциальному клиенту может сделать подчинённый, пока руководитель сосредоточится на более важных делах.	Этот раздел отведён для бесполезных идей, которые не принесут морального удовлетворения или материальной пользы.

Заполнив матрицу, можно быстрее разобраться, на что обратить внимание в первую очередь, а какие занятия смело отложить «на потом», чтобы не отвлекаться на них, попусту теряя время.

Например, вам необходим английский язык на уровне Upper Intermediate, и вы планируете выучить его для повышения по работе, эту задачу стоит вписать в квадрат B. А, если вы «чисто для себя» хотите выучить немецкий или китайский, «на будущее», то эту цель вписывайте в D квадрат, откладывая её исполнение на неопределённое время.

Оригинальную методику планирования времени с запоминающимся названием: «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» предложил известный бизнесмен, мотивационный писатель Брайан Трейси.

Её суть заключается в делении ежедневных задач на дела с положительной эмоциональной окраской, приятные и неприятные обязанности. При анализе дневных планов выясняется, что среди них есть занятия, которые не хочется выполнять (автор называет их жабами или лягушками). С них-то и нужно начинать, отбросив неприязнь, «съедая противное дело-лягушку, в первую очередь».

Трейси советует: «если вам всё равно нужно сделать что-то неприятное, «съесть лягушку живьём», с этим нужно покончить как можно быстрее.
Достичь лучшей результативности в работе или жизни можно, выработав привычку не откладывать серьёзные дела на потом. Важные задачи решают с самого утра, не тратя время на второстепенные проблемы.
Нужно заставить себя «съедать лягушку» без лишних рассуждений и сомнений, которые часто бывают простыми отговорками, мешающими сконцентрироваться на важных и серьёзных вещах.

Сосредоточенность на первостепенных задачах поможет рационально распределить бюджет и временные ресурсы, избавив от ежедневной суеты.

Ошибки и трудности при планировании рабочего времени

Даже опытные, организованные менеджеры, руководители, активно использующие тайм-менеджмент, допускают ошибки при планировании. Самыми распространёнными из них можно назвать:

Неправильную расстановку приоритетов.

Большинство современных методик планирования утверждает, что важные дела нужно выполнять в первую очередь. Но, у некоторых людей возникают сложности с определением того, что имеет для них первостепенное значение. В результате, используя Матрицу Эйзенхауэра для планирования, они часто путают квадраты A и C, в которых находятся совершенно разные по приоритетности задачи.

Чтобы достичь лучшего результата, максимальные усилия стоит направлять на дела, важные в данный момент времени. Не стоит работать на перспективу, если дело можно отложить на более поздний срок.

Рассеивание внимания на мелочи.

Важность этого момента наглядно иллюстрирует закон Парето, утверждающий, что 80 % результата обеспечивается 20% усилий. То есть, работая над незначительными задачами, вам придётся затрачивать в 4 раза, а результат в итоге будет в 4 раза меньше запланированного. Поэтому нужно концентрироваться на главном, а мелкую работу выполнять по ходу.

Отсутствие времени на личные дела.

Погрузившись в работу, важно не забывать о любимом хобби, которое принесёт положительные эмоции, позволит расслабиться после напряжённой работы. Грамотно распланировав время, вы сможете спокойно заниматься своими делами без спешки.

Заключение

При планировании рабочего дня можно пользоваться электронными помощниками или записывать текущие и перспективные задачи на бумаге. Главное, фиксировать цели. Если задача записана, значит, она существует и требует исполнения. Составлять список дел лучше заранее. Планируя задачи на день, желательно уделить этому процессу несколько минут с вечера, распределяя процессы по важности их исполнения. Оптимальный период: конец рабочего дня, когда реальная картина дел находится перед глазами.

Крупные цели нужно дробить на более мелкие. Это позволит лучше контролировать их прогресс, даст возможность вносить своевременные коррективы. И, главное, нужно научиться правильно, расставлять приоритеты и распределять обязанности среди сотрудников или членов семьи (если речь идёт о планировании личного времени). Руководителям предприятий, крупных компаний стоит активно работать с секретарями, которым можно перепоручить многие процессы, связанные с организационными вопросами.

Результаты всегда нужно сверять с установленными планами. Небольшие отклонения в ходе выполнения различных задач неизбежны, но их должно быть как можно меньше. Тогда вам без труда удастся решить серьёзные вопросы и получить от них максимальную отдачу.

Источник

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день: инструменты, истории, разбор ошибок

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день.

Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам.

Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон.
В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку.

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других.

Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму.

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать.

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос,
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась.

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения.

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец!

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

План на день.
Краткосрочный план на недели или месяцы.
Долгосрочный план на годы.
Генеральный план достижения глобальной цели.
Глобальная жизненная цель.
Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.

Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

План на день.
План на неделю / месяц.
План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура	Расшифровка
S — Specific	Конкретность
M — Measurable	Измеримость
A — Attainable	Достижимость
R — Relevant	Уместность
T — Time-bound	Ограниченность во времени

Цель должна быть:

Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель.

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении.

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения.

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

Источник

Основные ошибки в планировании рабочего дня

Существует три типа ошибок в планировании:

Технические ошибки:

1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

4. Задача чрезмерно сложна.

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

Внешние факторы:

1. Вы взяли на себя слишком много.

2. Вы устали или заболели.

3. Внимание – перемены!

4. Непредсказуемость.

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Психологические препятствия:

1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

3. Вы боитесь бездействия.

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

5. Вы боитесь неудачи.

6. Вы боитесь успеха.

7. Вы боитесь нововведений.

8. Вы боитесь завершения.

9. Вы – перфекционист.

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Читайте также:

Планирование рабочего дня

Что включает в себя планирование

Почему важно планировать рабочий день

Кто должен планировать свой рабочий день

Методы планирования рабочего дня

Правила планирования времени рабочего дня

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Цели time-менеджмента

Принципы планирования

Матрица Эйзенхауэра

Принцип Парето

10 правил планирования рабочего времени

Методы планирования рабочего времени

Примерные программы

Правила планирования рабочего времени

Какой метод планирования рабочего времени выбрать

Метод Айви Ли

Метод оценок

Метод 1–3–5

Основные ошибки в планировании рабочего дня

Существует три типа ошибок в планировании:

Технические ошибки:

1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

4. Задача чрезмерно сложна.

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

Внешние факторы:

1. Вы взяли на себя слишком много.

2. Вы устали или заболели.

3. Внимание – перемены!

4. Непредсказуемость.

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Психологические препятствия:

1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

3. Вы боитесь бездействия.

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

5. Вы боитесь неудачи.

6. Вы боитесь успеха.

7. Вы боитесь нововведений.

8. Вы боитесь завершения.

9. Вы – перфекционист.

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Планирование рабочего времени: правила, методы, ошибки

Почему так важно планирование рабочего времени

Когда необходимо планирование рабочего времени

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня