Емкость тары продукции отличается от справочника егаис как исправить

Учет остатков алкогольной продукции на складах и в торговом зале ведется в системе ЕГАИС. Согласно методике учета остатковв, поступающая от поставщиков продукция вносится в регистр учета остатков товаров №1. Товары, которые предназначены для розничной продажи, переносятся на регистр №2 в системе ЕГАИС. Для точного отражения количества товаров в учете необходимо проводить инвентаризацию и уточнять остатки на обоих регистрах. Расскажем, как проводится корректировка остатков в ЕГАИС в программе «1С: Розница».

Корректировка остатков алкогольной продукции в ЕГАИС

При переходе из другой учетной системы в программу «1С: Розница» требуется внести остатки продукции по каждому регистру. Для этого в программе есть возможность запросить сведения по остаткам из ЕГАИС с помощью документа Остатки ЕГАИС (Склад — ЕГАИС).

Чтобы создать документ, нужно последовательно выбрать Магазин, Организацию и регистр: Запрос остатков на складе или Запрос остатков в торговом зале. Затем следует провести документ и отправить запрос в ЕГАИС.

На основании полученных данных можно сформировать документ Оприходование товаров, чтобы отразить первоначальные остатки.

В дальнейшем нужно проводить регулярную инвентаризацию, чтобы остатки продукции в ЕГАИС и в 1С совпадали. Для этого разработан помощник проведения инвентаризации Корректировка остатков ЕГАИС (раздел — Склад ЕГАИС).

Что делает помощник:

• формирует документы, изменяющие остатки алкогольной продукции в ЕГАИС на обоих регистрах;

• анализирует данные в 1С и в ЕГАИС;

• при необходимости предлагает скорректировать остатки в ЕГАИС.

Помощник может формировать следующие документы:

• акт постановки на баланс ЕГАИС;

• передача в торговый зал ЕГАИС;

• акт списания ЕГАИС;

• возврат из торгового зала ЕГАИС.

Корректировка остатков продукции выполняется поэтапно.

Укажите организацию и магазин, для которых проводится корректировка. Затем проведите полную инвентаризацию алкогольной продукции.

Для этого нажмите на гиперссылку «Создать». Откроется форма Приказа на пересчет товаров (инвентаризацию). В ней будет автоматически установлено правило отбора товаров «Инвентаризация алкогольной продукции», чтобы в пересчет не попали другие товары.

После проведения инвентаризации этот пункт будет отмечен как выполненный в форме помощника.

Проконтролируйте, что по результатам инвентаризации созданы все документы товародвижения. Нажмите на гиперссылку «Сформировать», чтобы получить отчет обо всех документах.

Если в 1С есть документы, ожидающие подтверждения из ЕГАИС, или остались незагруженные документы в УТМ, необходимо завершить обмен информацией с ЕГАИС. Это можно сделать из формы помощника.

Запросить из ЕГАИС информацию об остатках на регистрах №1 и №2.

Далее помощник отобразит остатки продукции. Если перед формированием запроса был установлен флажок «Выбрать ранее загруженные», то появится список остатков на дату и время предыдущего запроса. Если этого флажка нет, то на экран будут выведены текущие учетные остатки номенклатуры в базе пользователя.

Если учет на складе и в торговом зале ведется отдельно, но остатки по этим помещениям отобразятся в отдельных колонках.

На вкладке «Остатки из ЕГАИС» выводятся полученные из ЕГАИС остатки по каждому регистру.

Если на этом этапе нет никаких ошибок и предупреждений системы, можно перейти к следующему шагу. В противном случае продолжить работу с помощником не получится, пока не будут исправлены все ошибки.

О чем может сообщить система?

• Названия товаров в ЕГАИС и в 1С не совпадают. В этом случае нужно сопоставить наименования.

• Разливная продукция продается поштучно. Чтобы эта ошибка не возникала, товар, который продается в розлив, должен быть отнесен к типу номенклатуры «Товар: Алкогольная (спиртосодержащая) продукция (Продается в розлив)»,сопоставлен с алкогольной продукции ЕГАИС типа «Неупакованная». Также должен быть указан объем в декалитрах базовой единицы измерения.

Для установления связи между двумя системами необходимо найти в 1С команду «Сопоставить» на вкладке «Учетные остатки» или «Остатки ЕГАИС». При этом программа проверит, сопоставлены ли компания-производитель товара и пользователь 1С как контрагенты.

Если организации не сопоставлены, программа сначала предложит выполнить это действие.

После того, как вся алкогольная продукция в ЕГАИС и 1С будет сопоставлена, станет доступен следующий шаг. Помощник отобразит таблицу с учетными остатками и остатками ЕГАИС.

Для каждой строки, в которой данные не совпадают, программа рассчитывает количество товара, которое нужно поставить на баланс или списать в ЕГАИС, передать в торговый зал или вернуть на склад.

Вручную можно скорректировать данные только для продукции, которая продается в розлив. Чтобы установить соответствие между остатками такой продукции и данными в ЕГАИС, нужно посчитать количество невскрытой тары, перевести в декалитр и в таблице вручную указать количество товара, которое нужно списать/добавить в ЕГАИС, передать в торговый зал или вернуть из него на склад.

Чтобы создать корректирующие документы, нажмите «Далее».

На последнем шаге нужно провести документы и нажать «Отправить в ЕГАИС».

Важно: каждый документ отправляется в ЕГАИС отдельно, поэтому нужно столько раз нажать на кнопку, сколько сформировано документов.

1. Провести ревизию по алкоголю и пиву

2. Установить ЕГАИС с папки \vnedrenieObmenegais (перенести эту папку на комп клиента)

        2.1 Сделать бэкап базы (на всякий случай)!
        2.2 Выполнить скрипт из папки egais, которую чуть раньше Вы залили на комп клиента.
        2.3 В Менеджере в Подпрограммах ТМС в раздел "Общие" добавьте ТМС под названием "Функции ЕГАИС". 
            Затем в самой базе в таблице Groups найти эту ТМС и вставить в дату бинарник  ms20161109.txt
        2.4 Заменить менеджера на последнего
        2.5 В менеджере добавить системный фильтр "Не указан код алкогольной продукции", 
            текст фильтра в ранее перенесенной папке.
        2.6 На раб.стол выложить файлы "Инструкция по получению акциза по серии и номеру" и "Коды ФСМ_АМ"
        2.7 Заменить Кассира и Менеджера на последние версии  
        2.8 В Сервис - параметры системы - настройки ЕГАИС - параметр "Автоматическое создание акта перемещения в торговый зал" должно быть вкл

3. Добавляем фильтр «Не указан код алкогольной продукции».

3.1 По фильтру «Не указан код алкогольной продукции» + группа Пиво находим все позиции у которых не указан алкокод. Создаем группу Pivo и переносим в нее эти позиции (исключая из группы Пиво). Эти товары не подлежат постановке на баланс ЕГАИС.

3.2 Создаем фиктивный документ «Акт постановки на баланс», подгружаем сетку из папки и добавляем товар по фильтру «Не указан код алкогольной продукции» + группа Алкоголь. Выделяем все и выделенные позиции переносим в активный документ.

4. Клиент должен пройтись по всем позициям этого документа и отсканировать все акцизные марки. Если акциз не считывается, нужно заполнить колонки «Серия» и «Номер», три и девять знаков соответственно.
По товарам у которых заполнены только «Серия» и «Номер», обязательно указываем код ФСМ из файла (вид продукции указан на акцизе).

Как все заполнят пусть звонят нам, продолжим.

5. По товару без акциза — ЕГАИС — «получить акциз по серии и номеру»

Запрашиваем акциз по каждой позиции: правой кнопкой мыши — ЕГАИС —>»Получить акцизную марку по серии и номеру». Делаем по каждой позиции отдельно, не дожидаясь когда придет ответ по предыдущей позиции. Если акцизную марку не удалось получить по серии и номеру, проверьте правильность введенных данных — серия, номер, код ФСМ (попробуйте все коды из файла, которые содержат наименование вида продукции). Если все верно, то данных по этой продукции в ЕГАИС нет, постановка на баланс невозможна, снимаем группу Алкоголь и удаляем из файла.

Когда пройдут все запросы, посылаем запрос по каждой позиции на получение данных на основе акцизной марке: правой кнопкой мыши — ЕГАИС —>»Получить данные по акцизной марке».

6. Выделяем инсертом все строки с акцизом: правой кнопкой мыши — с отмечными — ЕГАИС — «получить данные по акцизной марке или по алкокоду»,
в зависимости от того какие поля уже заполнены. Делаем запросы и ждем когда придут данные.

В результате в активном документе должны быть обязательно заполнены следующие поля: ИД Производителя (EGAIS_PRODUCER_ID), Алкокод (EGAIS_ALCCODE), Акцизная марка (EGAIS_BARCODE), Алкоголь % (ALC_VOLUME), Объем (CAPACITY) и ИНН изготовителя (EGAIS_PRODUCER_INN).
Если в документе присутствует разливное пиво, в колонку Объем (CAPACITY) выставляем 1.

7. Выполняем скрипт запрос:

        select 'update parts set egais_alccode=||coalesce(egais_alccode,)||
        , egais_producer_id=||coalesce(egais_producer_id,)||,CAPACITY=||
        coalesce(replace(CAPACITY,',','.'),)|| where id='||coalesce(part_id,)||';' from doc_detail_active
        where doc_id=:doc_id

       где :doc_id - ИД нашего активного документа 
       Результатом запроса выглядит следующим образом: 
 

Затем результат нашего запроса экспортируем в буфер

Открываем редактор скриптов, вставляем результат из буфера и перед тем как применить скрипт
удаляем первую строку в этом скрипте : «CONCATENATION» и выполняем update таблицы PARTS.

8. Отменяем или откладываем документ

9. По кнопке «ЕГАИС» на верхней панели менеджера заходим в «ЕГАИС менеджера» и отправляем
запросы по первому регистру.

       Перед тем, как выполнить п. 10 снова создайте фильтр "Не указан код алкогольной продукции" и 
       убедитесь что не осталось товаров с незаполненными данными, в противном случае обработка 
       сообщит об ошибке и отправит Вас заполнять коды по оставшимся товарам.

10. По кнопке «Выполнить» —> Функции ЕГАИС —> «Сравнить остатки». Процедура сравнения может занять около 30 мин или более. При этом работать в менеджере не получится.

11. После того как сравнение пройдет, появится документ Перемещения. Подгружаем из папки сетку «сетка справочник.ini».
Далее нажимаем «Создать документы», появятся несколько документов перемещения разбитых по 300 позиций. Проводим документы.
(заполненность полей проверять уже не нужно для этой операции).

12. По кнопке «ЕГАИС» на верхней панели менеджера заходим в «ЕГАИС менеджера» и отправляем
запросы по первому и второму регистрам.

13. Затем по кнопке «Выполнить» —> Функции ЕГАИС —> «Сравнить остатки», после того как сравнение пройдет, нажимаем
«Создать документы». Вся эта процедура может занять около 30 мин или более. При этом работать в менеджере не получится.

14. В результате появятся документы оприходования и списания, проверяем в них заполненность всех необходимых полей, в случае необходимости запрашиваем данные через ЕГАИС.

15. Проводим 2 документа оприходование и списание.

16. Потом по кнопке «Выполнить» —> Функции ЕГАИС —> «Сравнить остатки». Если все сделали правильно то в списке останутся только позиции продаж за последние часы работы точки.

Возможные ошибки при проведении документов:

   1. org.xml.sax.SAXParseException; cvc-pattern-valid: Value  is not facet-valid with respect to pattern
   'S+(.*S+)*' for type         'NoEmptyString50'.2  ResponseText: HTTP/1.1 500 Server Error

Сообщение говорит о том что какие-то поля из обязательных для заполнения пусты и нужно делать по ним запрос данных в ЕГАИС
(ИД Производителя, Алкокод, Акцизная марка, CAPACITY и EGAIS_PRODUCER_INN)

  2. org.xml.sax.SAXParseException; cvc-maxLength-valid: Value 'Шампанское Российское Однажды Вечером 0,75л 10,5-13 % п/сл Бальзам'
   with length = '66' is not facet-valid with respect to maxLength '64' for type '#AnonType_ShortNameProductInfo_v2'.2 
   ResponseText: HTTP/1.1 500 Server Error 

Это сообщение говорит о слишком длинных наименования, максимум должно быть 64 символа, если их не много ,
можно вручную отредактировать.

3. Если видите зацикленность в окне ЕГАИС и окно примерно такого вида , это значит что все хорошо, документ проведен.
Но Менеджера лучше перезапустить и убить текущий процесс.

    4. Акт отклонен(8931), комментарий: 
    Необеспеченный расход продукции в торговом зале (код продукции "0015091000001700673"). Владелец ["020000712582"], 
    акт списания ["8931"-"AWOS-0001959233"], позиция "1". Импорт содержимого акта списания из торгового зала.

Это значит что по позиции была продажа и её нужно удалить из документа и попытаться снова провести.

    5. Емкость тары продукции отличается от справочника. (0013946000001878269 - 0.7000) Владелец ["020000712582"], 
    акт постановки на баланс ["8946"-"ACOS-0000287623"], позиция "24529".  Документ содержит ошибки:  Владелец ["020000712582"], 
    акт постановки на баланс ["8946"-"ACOS-0000287623"], позиция "24529". Импорт содержимого акта постановки на баланс 
    в торговом зале (версия 2).

Это означает что в базе указан не верный объем товара, поэтому нужно сделать запрос данных по алкокоду, чтобы правильный объем пришел к нам из ЕГАИС

    6. Данные акта "Перемещение в магазин" получены, акт не принят на обработку, комментарий: 
    Продукция с кодом "0011813000001188999" не соответствует форме 2 "(null)". Владелец ["020000638100"], передача продукции из торгового зала на склад ["137706"-"TTS-0004950583"], позиция      
    "1". Импорт содержимого документа о передаче продукции со склада в торговый зал.

В этом случае проверить параметры в ЕГАИС — вкл , запросить снова 1-ый регистр, 2-ой регистр, и снова выполнить функции ЕГАИС — сравнение остатков, создать документы, провести их.

Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) содержит полные сведения об алкогольной продукции в РФ: что произвели, импортировали, отгрузили, продали или списали. Все участники алкогольного рынка обязаны отражать в ЕГАИС поступление и другие операции с крепким алкоголем, пивом, сидром, медовухой и пуаре. Эту обязанность регламентирует Федеральный закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ.

Почему при торговле алкоголем нужно работать в ЕГАИС

Чем рискует собственник магазина, если один и тот же товар называется по-разному в документах ЕГАИС и товароучетной системе? 

Логично предположить, что из-за этого до ЕГАИС не дойдет какая-то информация. Или данные об остатках в ЕГАИС не сойдутся с данными системы, в которой магазин учитывает алкоголь и остальные товары. 

Однако, расхождения в наименованиях не нарушают учет в ЕГАИС, потому что в системе есть общий справочник (классификатор) алкогольных кодов. Эти алкокоды — обязательные элементы, они фигурируют абсолютно во всех документах, сопровождающих операции с продукцией. Благодаря алкокодам магазину не приходится сопоставлять номенклатуру из разных источников. Для примера проследим путь пива «Светлая пена» от производителя до розничного продавца. 

Коды алкогольной продукции в ЕГАИС: кому и зачем нужны

• Производитель перед тем, как сварить пиво, подает в Росалкогольрегулирование уведомление о начале оборота алкогольной продукции. В уведомлении он описывает свое пиво от наименования до состава сырья. Если уведомление принято, ЕГАИС присваивает этому пиву алкокод, например 0000000000018828895 (номер условный). Зарегистрировав пиво, производитель начинает его изготавливать, это отражается в ЕГАИС с помощью акта о производстве, в котором уже фигурирует алкокод. Далее этот алкокод указывается во всех документах ЕГАИС.    
• Оптовик купил у производителя часть партии и продал розничному магазину под наименованием «Светлая пена 0,3». Из-за другого названия ЕГАИС «не потеряла» эту партию, потому что в документах фигурирует всё тот же алкокод 0000000000018828895. Отметим, что оптовики используют собственные названия в документах ЕГАИС редко, оставляя общепринятое в ЕГАИС наименование. В собственных товароучетных системах они могут редактировать название, но это происходит только в рамках товароучетной системы.
• Магазин получил от оптовика партию этого же пива, но в номенклатуре он называет его «Светлая пена 0,3 Пермь», чтобы не путать с поставками той же марки пива из другого региона. Учету в ЕГАИС это не вредит, потому что по документам проходит алкокод, а не только наименование.   

Таким образом, магазину не обязательно сопоставлять алкогольную номенклатуру. Из-за расхождений в названии учет останется корректным, поскольку происходит автоматически на основе алкогольных кодов. 

Расхождения в названиях одного и того же товара не мешают вести правильный учет в ЕГАИС, однако мешают учитывать другой товар. Так происходит потому, что для остальных товаров, даже маркированных, не существует единого справочника или классификатора.

Представим, что в накладной товар называется «Хлеб рж. Крошка 350 г», а в номенклатуре магазина то же самое значится как «Хлеб Крошка». Если в учетной системе окажется две позиции вместо одной, остатки будут считаться некорректно. Поэтому важно сопоставить наименование в накладной с наименованием в каталоге. Сопоставить номенклатуры можно вручную, а можно с помощью автоматизированной учетной системы. Покажем на примере Контур.Маркета. 

Пример ручного сопоставления. Переписываем данные с бумажной ТТН в учетную систему. Для этого создаем накладную в системе, начинаем вписывать «хлеб», и система показывает подходящие позиции, в том числе нужную — «Хлеб Крошка». Этот способ подходит, если номенклатура небольшая, и сотрудник знает, что искать в собственном каталоге нужно не наименование производителя «Хлеб рж. Крошка 350 г», а более короткое «Хлеб Крошка». 

Пример автоматического сопоставления. Мы можем загрузить в Маркет скан бумажной ТТН на распознавание, табличный файл в формате Excel или принять накладную через электронный документооборот (ЭДО).

Четыре ключевые проблемы, которые решает ЭДО

Например, накладная поступила через ЭДО в формате универсального передаточного документа (УПД). Нажимаем «Принять товары» во вкладке «Документооборот», после чего становится активной вкладка «Товароучет». В этой вкладке размещен черновик товароучетной накладной, его Маркет создает автоматически на основе УПД. При этом система сопоставляет наименования в документе с каталогом нашего магазина: серым цветом обозначены наименования товаров из УПД, а синим — товары из каталога, с которыми нашлось соответствие.  

Если какой-то товар сопоставлен неверно, нажимаем на три точки рядом с его названием и выбираем другой товар. Маркет запомнит этот выбор, и в следующий раз не придется повторять эту ручную операцию. 

По аналогии с ЭДО, описанным выше, магазин может автоматизировать товароучет пива и другой алкогольной продукции. На основе накладной из ЕГАИС Маркет создает черновик товароучетной накладной. Она нужна, чтобы после приемки товара остатки пересчитались не только в ЕГАИС, но и в учетной системе магазина.

Работа с ЕГАИС в Маркете: наиболее частые ошибки и как их исправить​

Сначала подтверждаем приемку в ЕГАИС на вкладке «Документооборот с ЕГАИС». Поставку можно принять полностью или с расхождениями, после этого станет активной вкладка «Товароучет» с готовым черновиком товароучетной накладной. Наименования в ней будут теми же, что в ЕГАИС. При желании его можно изменить, нажав «Редактировать карточку». 

Напомним, что менять наименования алкогольной продукции в учетной системе можно. Это не отразится на правильности учета в ЕГАИС, поскольку госсистема постоянно сверяется со справочником алкогольных кодов. 

Если магазин называет продукцию по-своему, то это наименование фигурирует только в границах учетной системы: для всех актов и накладных Маркет использует «родное» название из ЕГАИС, ориентируясь по алкокоду. Поэтому наименования в товароучетном каталоге и в документах ЕГАИС могут отличаться, но учет остается корректным. 

Контур.Маркет помогает соблюдать правила работы с ЕГАИС, не вникая во все эти подробности. Большинство процессов автоматизировано, чтобы человек избавился от рутины и совершал меньше ошибок, чреватых штрафами.

Если вы продаете в магазине или общепите алкоголь любой крепости, в том числе пиво, важно не только фиксировать поставки в системе ЕГАИС, но и своевременно списывать с баланса уже проданный товар. В идеале остатки в ЕГАИС должны совпадать с фактическим количеством товара в магазине/на складе и с данными в декларациях, которые вы в конце квартала отправляете в ФСРАР.

Если совсем не списывать остатки, или допустить расхождения объемов больше, чем на 100 декалитров (1000 литров), есть риск получить штраф от Росалкогольрегулирования. Основание для штрафа — нарушение порядка оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции (ст. 14.19 КоАП РФ).

Размер штрафа:

В первые 2 года с момента внедрения ЕГАИС Росалкоголь не обращал внимание на расхождения остатков. Однако с 2018 года контроль над этим пунктом стал постепенно ужесточаться. Первыми внимание привлекли лицензиаты, но сейчас ведомство начало более тщательно проверять и индивидуальных предпринимателей, продающих пиво.

Как списать все остатки в ЕГАИС?

Если ранее вы никогда не списывали остатки, важно как можно скорее привести их в соответствие с фактом. У магазинов, которые регулярно заказывают алкоголь и работают больше 6-9 месяцев, на остатках, как правило, числится очень большое количество товара. Списание в такой ситуации может занять до нескольких дней.

Как правильно вести остатки в ЕГАИС?

После того, как вы избавились от остатков давно проданной продукции, нужно наладить схему дальнейшей работы. Метод регулярного списания зависит от двух факторов:
тип кассы — только для своей организации/ИП, или одновременная работа на две организации и продажа крепкого алкоголя от поставщика через второй фискальный регистратор;
тип точки — розничный магазин или общепит.

Если у вас розничный магазин, и на кассе ведется только одна, ваша организация, достаточно настроить автоматическое списание алкоголя при продаже. Продавец выбивает чек с алкоголем, информация уходит в ЕГАИС, и товар сразу списывается с остатков.

В заведениях общепита методология работы с остатками отличается, так как вы получаете алкоголь в таре (кега или бутылка), а продаете порциями. Поэтому нельзя автоматически сопоставить полученные в ЕГАИС объемы с фактическими продажами. Для списания в такой ситуации используется акт вскрытия тары.

В небольшом пивном баре, где мало места для хранения кег, и вся свежая продукция практически сразу вскрывается, можно формировать акт на кассе сразу после приемки. В более крупных заведениях, где бутылка может стоять невскрытой долгое время после поставки, желательно формировать акт по факту.

Для ежедневного списания остатков как в магазине, так и в общепите Рутокен с сертификатом ЕГАИС должен быть вставлен в кассу, а сама ККТ должна быть корректно настроена. Если сейчас вы не ведете списание остатков — обратитесь за настройкой кассы в нашу компанию. Стоимость услуг — от 1000 рублей, в зависимости от вашей товаро-учетной программы.

Настроить списание на точке продаж не получится, если вы:

• пользуетесь услугой “Удаленное подтверждение ЕГАИС” в нашей или любой другой компании;
• подтверждаете приходные фактуры не на кассе, а с домашнего или любого другого компьютера;
• зарегистрированы как ИП, и у вас больше одной торговой точки.

Схема с ежедневным списанием также не всегда подходит розничным магазинам и заведениями общепита, которые сотрудничают с поставщиками крепкого алкоголя и используют одну кассовую программу для работы на 2 организации одновременно. Причина в том, что в кассу постоянно вставлен ключ ЕГАИС, оформленный на поставщика, и под него настроен УТМ (канал, по которому информация передается в систему).

В этой ситуации есть два выхода:

1. Настроить на кассе второй УТМ для вашей организации/ИП. В конце каждого рабочего дня вставлять свой ключ ЕГАИС, перезапускать УТМ и отправлять в ЕГАИС акт списания, сформированный из журнала продаж. Однако на практике реализовать такой вариант можно только при постоянной поддержке технических специалистов, так как продавцы часто допускают ошибки при списании.
2. Заказать услуги по списанию остатков в нашей компании. Для этого понадобится предоставить нам доступ к ключу ЕГАИС или компьютеру, на котором он установлен. 

Прайс на услуги по списанию остатков

Чтобы заказать списание остатков в ЕГАИС, позвоните нам по телефону 8(3852)226-023,

напишите в WhatsApp или оставьте заявку в форме обратной связи.

Работаем удаленно во всех регионах России!