Уволенному работнику ошибочно перечислили денежные средства: как учитывать неудержанный НДФЛ?
Добрый день!
Уволенному сотруднику произвели выплату, которая предназначалась другому человеку (техническая ошибка бухгалтера — фамилии очень похожие у двух сотрудников). Возвращать данную сумму он отказался. Я так понимаю данную сумму надо списать на 73 счет и ждать 3 года, прежде чем списать. А как быть с НДФЛ? Удержать у него мы не можем. Как уведомить налоговую об этом доходе и в какие сроки?
г. Санкт-Петербург43 564 балла
Olga-yk, добрый день!
Цитата (Olga-yk):Возвращать данную сумму он отказался.
вы можете взыскать данную сумму через суд.
ваш бывший работник получил доход, с которого не был удержан НДФЛ
согласно п. 5 ст. 226 НК РФ «При невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.
Налогоплательщик, получивший доход, с которого не был удержан НДФЛ, должен уплатить налог не позднее 1 декабря года, следующего за истекшим налоговым периодом, на основании направленного ему инспекцией налогового уведомления (п. 6 ст. 228 НК РФ).
Подайте уведомление об исчисленных суммах НДФЛ
г. Астрахань226 428 баллов
Цитата (Olga-yk):воленному сотруднику произвели выплату, которая предназначалась другому человеку (техническая ошибка бухгалтера — фамилии очень похожие у двух сотрудников). Возвращать данную сумму он отказался. Я так понимаю данную сумму надо списать на 73 счет и ждать 3 года, прежде чем списать. А как быть с НДФЛ? Удержать у него мы не можем. Как уведомить налоговую об этом доходе и в какие сроки?
Здравствуйте. Посмотрите ответ. Я с ним согласна https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=416657
Спасибо за ответ. Если бы сотрудник у нас на момент перечисления этих денежных средств работал — то вопрос со страховыми взносами я бы еще рассмотрела. Но он уволен и не является сотрудником на данный момент.
Цитата (Aрина Абабкова):ваш бывший работник получил доход, с которого не был удержан НДФЛ
согласно п. 5 ст. 226 НК РФ «При невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.
Спасибо за ответ. А в какой форме надо письменно уведомить?
г. Санкт-Петербург43 564 балла
Olga-yk, у нас была на предприятии такая ситуация, мы писали следующий текст:
При выплате компенсации отпуска при увольнении не был удержан НДФЛ. В результате чего вами был получен доход, из которого мы, как налоговый агент, не удержали и не оплатили НДФЛ за …………. в сумме ………….
Предлагаем Вам вернуть переплату в сумме ……………………….. в срок до ……………………… на наш расчетный счет на следующие реквизиты:
……………………………………..
В случае, если вами будет принято решение не возвращать вышеуказанную сумму, ООО «…………………………..» согласно п. 5 ст. 226 НК РФ, как налоговый агент, будет обязано в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие
обстоятельства (т.е. до ………………………………..) сообщить налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.
Вы, как налогоплательщик, получивший доход, с которого не был удержан НДФЛ, должны будете уплатить налог самостоятельно не позднее 1 декабря года, следующего за истекшим налоговым периодом (т.е. до ………………….) основании направленного Вам инспекцией налогового уведомления (п. 6 ст. 228 НК РФ).
что касается уведомления налоговой, то это предоставление 2-НДФЛ с признаком 2
Рассчитывайте зарплату с учетом повышения МРОТ с 1 января
Цитата (Aрина Абабкова):что касается уведомления налоговой, то это предоставление 2-НДФЛ с признаком 2
А по таким сотрудникам будет подаваться справка 2-НДФЛ по итогам года только с признаком 2? Наравне с остальными справками, которые с признаком 1? Или это как то отдельно по другому реестру?
г. Санкт-Петербург43 564 балла
Olga-yk,
Цитата (Olga-yk):А по таким сотрудникам будет подаваться справка 2-НДФЛ по итогам года только с признаком 2?
согласно п. 4.11 раздела IV Приказа ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ указано:
При заполнении формы Справки с признаком 2 или 4:
в поле «Общая сумма дохода» указывается сумма начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженная в Приложении «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»;
в поле «Сумма налога исчисленная» указывается сумма налога исчисленная, но не удержанная;
в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывается ноль («0»);
в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» указывается исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.
согласно п. 6.3 раздела VI Приказа ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ указано:
При заполнении формы Справки с признаком 2 или 4 в Приложении к справке указывается сумма фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом.
таким образом, в справке с признаком 2 вы указываете только вашего одного работника и его доход, с которого не был удержан налог.
а все остальное указываете в справка с признаком 1
На практике нередко возникают ситуации, когда организация ошибочно выплатила работнику лишние денежные средства. Изначально руководитель или главный бухгалтер стараются договорится с сотрудником о добровольном возврате средств, но не всегда такие переговоры оканчиваются успехом. Если сотрудник не захочет вернуть долг, исправить ситуацию в данном случае будет весьма затруднительно, так как закон в этом случае на стороне работника. Как в таком случае поступить работодателю и бухгалтеру, начислявшему данную сумму?
С чем может столкнуться работодатель
Для начала необходимо обозначить, что к переплате работнику излишних денежных средств может привести ряд случаев и ошибок. Это может быть невнимательность бухгалтера при вводе показателей заработной платы или при формировании ведомости на выплату в банк или кассу. Или главный бухгалтер недостаточно проконтролировал процесс. Также может быть неверно истолковано и применено действующее законодательство. Еще одним распространенным случаем возникновения переплаты по зарплате являются выплаты, произведенные за неотработанные дни, в случае несвоевременно предоставленного табеля учета рабочего времени.
Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана работодателем с сотрудника в определенных случаях:
- Когда причиной стала счетная ошибка (то есть ошибка, допущенная в арифметических действиях).
- Когда была признана вина работника (невыполнение норм труда или простой).
- Когда были установлены судом неправомерные действия сотрудника, что привело к получению «лишних» сумм.
Во всех других случаях работодатель не сможет взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату. Например, если был неправильно растолкован и применен закон или нормативно правовые документы. Если был сбой в расчетной программе, неверно введены показатели расчета или формы начислений зарплатных сумм (такого рода ошибки называются техническими). Если суммы начисления были рассчитаны за неверный расчетный период или произвели повторные выплаты зарплаты, премии или других разовых начислений.
В действующем трудовом законодательстве отсутствует четкая формулировка определения счетной ошибки. За счет этого часто возникает вопрос о том, какая ошибка считается счетной и по каким признакам она определяется. В Письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 Роструд пояснил, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (например, ошибка при сложении составных частей заработной платы, неверно проставленная запятая или дописанная лишняя цифра). Произошла ли счетная ошибка или нет, определяется только посредством обращения в суд, где работодателю придется доказывать, что ошибка была именно в арифметических действиях.
Из всего перечисленного следует, что если вы ошибочно переплатили заработную плату и при этом причина переплаты не попадает под перечисленные выше исключения, то до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате переплаты, такая сумма не может быть не взыскана, не удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат. Причем, если сотрудник не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в добровольном порядке тоже вряд ли удастся.
Добровольный возврат
В случае, когда сотрудник готов самостоятельно вернуть переплаченную сумму, работодатель должен выслать ему уведомление следующего содержания:
«Настоящим письмом доводим до вашего сведения, что 01.09.2018 года вам ошибочно была выплачена премия в двойном размере. Переплата составила пять тысяч рублей. С учетом положений п. 4 ст. 137 ТК РФ работодатель не вправе произвести удержание излишне выплаченной заработной платы. В связи с этим просим рассмотреть вопрос о добровольном возврате излишне выплаченной суммы в кассу или в письменной форме выразить свое волеизъявление об удержании суммы из заработной платы. О своем решении просим письменно сообщить в течение трех рабочих дней».
После этого сотрудник может вернуть денежные средства в кассу по расчетному кассовому ордеру или же написать заявление на удержание, если речь идет о поэтапном возврате сумм. Заявление должно содержать текст следующего характера:
«Я, Иванова Мария Степановна, настоящим прошу с 01.10.2018 удерживать 20% от общей суммы заработной платы для погашения суммы излишне выплаты в размере двадцати тысяч рублей до полного погашения задолженности».
После все этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника. Но не стоит забывать о том, что в силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принимать решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат. Во-вторых, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех ежемесячных удержаний не может превышать 20% от заработной платы.
Отказ от добровольного возврата
Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.
Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.
Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.
Учет переплаты
Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется». Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.
Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы. При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70. В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации. Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем. Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ. Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.
Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет. Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов. Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму, то производится корректировка НДФЛ и производится перерасчет базы для начисления страховых взносов и имеет право на возврат или зачет суммы излишне уплаченных стразовых взносов и НДФЛ.
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер»
Работнику при увольнении выплатили зарплату. Потом ее выплатили еще раз по причине сбоя в компьютерной программе. Работник отказался возвращать лишние деньги, заявив, что сбой в программе не является счетной ошибкой и оснований для возврата денег не имеется. Работодатель обратился в суд.
На повестке дня: Апелляционное определение Омского областного суда от 26.04.2018 № 33-1865/2018
Предыстория: Работнику при увольнении выплатили зарплату. Потом ее выплатили еще раз по причине сбоя в компьютерной программе. Работник отказался возвращать лишние деньги, заявив, что сбой в программе не является счетной ошибкой и оснований для возврата денег не имеется. Работодатель обратился в суд.
Задействованные нормы: ст. 137 ТК РФ и 1109 ГК РФ
Цена вопроса: ошибочно перечисленная зарплата
Суд первой инстанции отказался удовлетворять требования работодателя. Суд указал, что заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана (ч. 4 ст. 137 ТК РФ).
Исключения составляют случаи переплаты в результате противоправных действий работника, либо в результате счетной ошибки. Также работодатель может вернуть себе переплаченную зарплату, если докажет, что работник виновен в простое, либо невыполнении норм труда.
Неправомерных действий со стороны работника установлено не было. Данных, указывающих на наличие счетной ошибки, в материалах дела не имеется. Некорректная же работа компьютерной программы счетной ошибкой не является, поэтому повторно выплаченная зарплата возврату не подлежит.
Кроме того, ст. 1109 ГК РФ прямо гласит, что выплаченная зарплата не подлежит возврату в качестве неосновательного обогащения.
Суд апелляционной инстанции с подобными доводами не согласился и отменил решение суда первой инстанции. Суд указал, что понятие «счетной ошибки» законодательством не раскрывается.
По общему правилу счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (подсчет зарплаты). Вместе с тем, ввиду внедрения в бухучет программного обеспечения, понятие «счетная ошибка» может включать в себя и ошибку, произошедшую вследствие неправильного алгоритма программы или ее сбоя.
При этом ограничение на возврат неосновательного обогащения, установленное ст. 1109 ГК РФ к данному случаю неприменимо. Выплаченные уволенному работнику средства не являлись зарплатой. Эти средства были перечислены ему после увольнения, и права на указанную выплату ответчик не имел.
В связи с этим суд потребовал взыскать с уволенного сотрудника неосновательное обогащение в размере выплаченной ему по ошибке зарплаты.
Компания переплатила сотруднику, а он уволился: как вернуть деньги
Если работнику переплатили заработную плату, возврат переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишек можно удержать из выплат сотруднику, в других — переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность — может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку — в нашей статье.
Когда переплату по зарплате можно вернуть
Статья 137 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда работодатель имеет право удержать у сотрудника излишне выплаченную зарплату:
- Если работник не отработал полученный аванс по зарплате.
- Если работник не отчитался по командировке и не вернул полученный аванс. Подобные суммы налоговики рассматривают как доход сотрудника (письмо Минфина РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808), поэтому их невозврат также можно считать переплатой по зарплате.
- Если работник признан виновным в невыполнении норм труда или в простое. Вину работника в обоих случаях должна подтвердить комиссия по рассмотрению трудовых споров либо суд.
- Если работодатель выплатил работнику лишнюю зарплату из-за его неправомерных действий. Например, сотрудник предоставил подложные документы, подтверждающие право на вычет НДФЛ. Вина работника в данном случае должна быть подтверждена решением суда.
- Если работник уволился до окончания того года, за который он уже сходил в отпуск и получил отпускные. Здесь есть исключения: излишне выплаченные отпускные не нужно удерживать при увольнениях по ряду оснований. Речь идет о ситуациях, когда увольнение не зависит от воли работника и не связано с его виновными действиями. Это, например, сокращение штата, призыв работника на военную службу или признание его неспособным к труду по медицинским показаниям.
- Если излишние выплаты произошли в результате счетной ошибки.
Понятие счетной ошибки не определено в ТК РФ. Поэтому здесь нужно ориентироваться на разъяснения государственных органов и решения судов.
По мнению Роструда, счетной ошибкой следует считать ошибку, которая допущена при арифметических подсчетах (письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1). Такую же позицию занимает Верховный Суд РФ (Определение от 20.01.2012 № 59-В11-17).
Когда переплату по зарплате нельзя вернуть
Во всех иных случаях (кроме перечисленных в предыдущем разделе) работодатель не имеет права удерживать излишне перечисленную сотруднику заработную плату. Разграничением счетных и иных видов ошибок в каждом конкретном случае занимается суд.
Например, в уже упомянутом Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17 ВС РФ отделяет счетную ошибку от технической. По мнению судей, перечисление полагающейся суммы дважды — это техническая ошибка и сотрудник в данном случае не должен возвращать переплату.
Правда, здесь возможен и другой подход. Например, Хабаровский краевой суд решил, что двойная выплата зарплаты из-за компьютерного сбоя относится к счетным ошибкам (апелляционное определение от 28.11.2016 № 33-8775/2016).
Также суды не признавали ошибки счетными и не разрешали работодателям удерживать переплату по зарплате с работников в следующих ситуациях:
- При расчете не учтена ранее выплаченная сумма (определение Свердловского облсуда от 16.02.2012 № 33-2365/2012).
- Бухгалтер использовал при расчете зарплаты неверное количество дней (кассационное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2012 № 33-847/2012).
- При расчете неправильно применены правила внутренних нормативных актов организации, в частности — положения о социальной поддержке (апелляционное определение Московского горсуда от 16.07.2012 № 11-13827/2012).
Как взыскать излишне выплаченную заработную плату после увольнения сотрудника
Действия работодателя здесь во многом зависят от позиции самого работника: согласен ли он добровольно вернуть переплату или нет. Если сотрудник согласен, то проводки зависят от того, что возвращается: аванс или отпускные.
Аванс обычно не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поэтому проводка будет одна:
ДТ 50 (51) — КТ 70.
Если же речь идет об отпускных, то к моменту увольнения сотрудника их, естественно, уже начислили и «обложили» обязательными платежами. Все эти проводки на сумму возврата нужно сторнировать.
Пример 1
Сумма излишне начисленных отпускных — 10 000 ₽. Тогда при добровольном возврате:
|
Проводка |
Сумма, ₽ |
Описание |
|
ДТ 50 (51) — КТ 70 |
8 700 |
возврат |
|
ДТ 20 (23, 25, …) — КТ 70 |
–10 000 |
сторнировано начисление отпускных |
|
ДТ 70 — КТ 68.1 |
–1300 |
сторнирован НДФЛ |
|
ДТ 20 (23, 25, …) — КТ 69 |
–3000 |
сторнированы страховые взносы |
Если же сотрудник не идет навстречу, то работодателю приходится идти в суд.
В этом случае взаимоотношения с бывшим работником переходят в другую плоскость, поэтому задействуется счет 73, относящийся к прочим расчетам.
Пример 2
ДТ 73 — КТ 70 (8 700) — претензия по взысканию переплаты.
Если суд встанет на сторону работодателя:
ДТ 50 — КТ 73 (8 700) — возврат по решению суда.
Сумма отпускных, НДФЛ и страховые взносы в этом случае сторнируются аналогично примеру 1.
Если же взыскать переплату не удалось, то ее сумму придется списать за счет прочих расходов:
|
Проводка |
Сумма, ₽ |
Описание |
|
ДТ 70 — КТ 73 |
8 700 |
суд принял решение отказать во взыскании |
|
ДТ 20 (23, 25, …) — КТ 70 |
–10 000 |
сторнирована ранее начисленная сумма |
|
ДТ 91 — КТ 70 |
10 000 |
списана сумма переплаты |
НДФЛ и страховые взносы в случае, если суд встал на сторону работника, считаются уплаченными правомерно и корректировке не подлежат.
Обращаясь в суд, работодатель должен иметь в виду, что перспективы здесь зависят от причины переплаты. Возврат «авансовых» отпускных, хотя и с ограничениями, прямо предусмотрен ст. 137 ТК РФ.
А вот при ошибках в расчете с возвратом уже могут быть проблемы. Та же ст. 137 ТК РФ дает право работодателю вернуть переплату при счетных ошибках. Но судьи обычно понимают под ними только арифметические неточности (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).
Поэтому если были неверно применены нормы трудового или налогового права, работодателю, скорее всего, придется взять лишние расходы на себя.
Как рассчитать сумму переплаты в других случаях, например если переплатили командировочные или отпускные, читайте в статье «Компания переплатила сотруднику: как вернуть деньги».
Дмитрий Федоров,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Когда может возникнуть переплата
Сначала надо разобраться в причинах ошибки, от этого зависит дальнейший алгоритм действий бухгалтера. В ст. 137 ТК РФ перечислены ситуации, в которых работодатель наделяется правом удерживать излишне выплаченные средства:
- работнику выдали аванс, но по факту он его не отработал;
- возмещение средств, выданных в качестве аванса по командировке при несвоевременном возврате остатка неиспользованных денег;
- взыскание за неотработанные дни отпуска, в связи с увольнением сотрудника до окончания года, в счет которого он уже получил отпуск (за некоторыми исключениями);
- удержание переплаты, возникшей из-за счетной ошибки (ошибка в арифметических действиях);
- переплата образовалась в связи с невыполнением норм труда по вине сотрудника или вследствие неправомерных действий работника, что доказано в судебном порядке или признано комиссией по трудовым спорам.
Переплатили зарплату – что делать
При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее либо договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ, например, в результате счетной ошибки, наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:
- создается комиссия, которая своим актом фиксирует ошибку и причину ее возникновения (арифметическая ошибка);
- работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата;
- в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (Письмо Роструда № 3044-6-0);
- производятся удержания в размере, не превышающем 20% от каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Образец акта об обнаружении счетной ошибки
Посмотреть
Скачать
Переплатили зарплату сотруднику — что делать при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании? В этой ситуации работодатель может взыскать деньги только через суд. Судебное решение понадобится и в тех случаях, когда работник не согласен на возврат или удержание средств. Если причина, в результате которой образовалась переплата, не соответствует перечню из ст. 137 ТК РФ, возмещение денежных средств возможно только при добровольном возврате денег работником.
Что делать, если работник отказывается возвращать переплату добровольно, читайте в системе КонсультантПлюс — для этого подключите бесплатный пробный доступ по ссылке (доступ действует 2 дня и автоматически не продляется)
Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине расчетчика:
- о выявленной ошибке докладывают руководителю (например, подав докладную записку);
- работнику, получившему лишние деньги, предлагается добровольно вернуть переплату;
- при согласии работника издается приказ и производится удержание, при отказе работодатель может обратиться за возвратом в суд (но суд может оказаться на стороне работника);
- работодатель может возместить ущерб в порядке, регламентированном ст. 248 ТК РФ, за счет виновного лица, например — бухгалтера, допустившего при расчете техническую ошибку или неверно определившего расчетный период для исчисления суммы выплаты.
Приказ об удержании из заработной платы
Посмотреть
Скачать
В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.
Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.
Переплатили зарплату уволенному сотруднику – что делать
При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.
В ситуации когда работнику переплатили зарплату, при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (при условии, что присутствует счетная ошибка или недобросовестность со стороны бывшего работника – п. 3 ст. 1109 ГК РФ).
Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами
При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.
Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:
- в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
- удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.
Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю — излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогового агента можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).
Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.
Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.
Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки
Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно — что делать, рассмотрим на примерах.
Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной зарплатой, рассказывает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.
Пример 1
Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.
В учете будет составлен следующий комплекс проводок:
- Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
- Дт 70 – Кт 68 – 2340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
- Дт 20 – Кт 69 – 5400 руб. – начислены страховые взносы;
- Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
- Дт 68 – Кт 51 – 2340 руб. – уплачен НДФЛ;
- Дт. 69 – Кт 51 – 5400 руб. – страхвзносы уплачены;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
- Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
- Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.
Пример 2
Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
- Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
- Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
- Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании.
Пример 3
Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:
- Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
- Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
- Дт 91 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.
Пример 4
За январь работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ 3510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка — за январь зарплата сотрудника должна была составить 22 000 руб., что на 5000 руб. меньше начисленной. За февраль начислена зарплата — 22 000 руб., удержан подоходный налог 2860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.
Проводки в учете будут следующими:
- Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за январь;
- Дт 70 – Кт 68 – 3510 руб. – удержан налог из январской зарплаты;
- Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за январь;
- Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
- Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
- Дт 73 – Кт 70 – 4350 руб. (5000-650) – излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
- Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за февраль;
- Дт 70 – Кт 68 – 2860 руб. – удержан налог с февральских начислений;
- Дт 70 – Кт 73 – 3828 руб. ((22000-2860) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
- Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22000-2860-3828) – выплата зарплаты за февраль.
Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.
Специализация: Гражданское право — работа с недвижимостью. договорная работа, наследственное право, банкротство.
Окончила в 2005 г. Тверской государственный университет, юридический факультет, специальность-юриспруденция.
Юрист в сфере недвижимости:составление договоров, регистрация в Росреестре прав и сделок,оформление наследственных прав,
сопровождение сделок с недвижимым имуществом,судебный опыт по делам,связанным с признанием прав на недвижимость.
Имеется опыт работы помощником арбитражного управляющего.