554 ошибка smtp

Email errors are difficult to deal with, especially when they show unclear error codes like “SMTP 554 transaction failed”.

The error shows that the email transaction between the sender and the receiver has failed.

But, why did it fail? How can we fix this?

At Bobcares, we help website owners to fix such email errors as part of our Outsourced Technical Support services for web hosts.

Today, we’ll discuss the top 3 reasons for this error and how we fix them.

SMTP error “554 transaction failed”  – What is this?

In normal email delivery, mail goes from the sender, to the sending MX, and to the recipient’s MX and finally to the recipient.

Sometimes, not all emails reach the destination server. The recipient server carries out a series of checks to verify the sender’s authenticity.

And, if any issues are noted, it rejects the mails.

For example, a sample bounce back message that users see in this case is given below.

554 Transaction failed : Cannot send message due to possible abuse; 

SMTP error “554 transaction failed”  – Causes and Fixes

Now, let’s see the main reasons for this error and how our Support Engineers fix it.

1) Recipient errors

One of the common reasons for the mail delivery error “SMTP 554 transaction failed” is the problems at the recipient’s mail server.

This includes a typo in the recipient address, incorrect MX entry for the recipient domain, disabled/suspended recipient account, blacklists or custom filters configured at the recipient end.

Solution

Our Support Engineers verify the recipient domain name, and it’s MX records are set correctly using the below command.

dig domain.com MX

Further, we check the connection to the recipient mail server with the following command.

telnet domain.com 25

If we notice missing MX entries or connection problems at the recipient end, this must be corrected at the recipient end.

On the other hand, if there are custom blacklists or filters, the sender domain must be whitelisted at the recipient end to allow mail flow.

The connection errors can also happen when the sender is behind a VPN connection. We typically verify the VPN settings and confirm that it allows sending of mails.

2) Poor IP reputation

Likewise, another common reason for this error is the bad reputation of the sender’s IP address.

The reputation of the IP address can go bad when there is repeated spam instances, open relays, or unacceptable behavior of the mail server.

Eventually, the mail server IP will be blacklisted in spam monitoring systems like SORBS, DNSSBL, etc.

Solution

In such causes, our Support Engineers check and ensure that the sender’s IP address is clean. Tools like https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx comes handy here.

If the IP is blacklisted, we identify the source of the spam, fix it and take corrective actions to prevent such problems in future.

After that, we submit delist request to the spam monitoring systems.

Delisting usually takes about 2 to 3 days.

3) Bad DNS records

Similarly, the recipient server rejects emails due to the problems in the DNS records of the sender domain.

In other words, the recipient server checks DNS records like PTR, SPF, DKIM, etc. to verify the validity of the sender. If any mismatch is noted, it will reject the emails.

Now, let’s discuss about these 3 records in detail.

a) SPF record

Email providers use the security feature SPF(Sender Policy Framework) to verify the sender’s authenticity.

It decides which servers can send emails on behalf of a domain.

In other words, the SPF records contain the IP address of servers that can send emails on behalf of the domain. And, if the email originates from the IP listed in the record, the recipient server accepts the mail.

But, we’ve seen cases where the mail server IP has changed, but the SPF record doesn’t contain this new IP address.

So, for the recipient domain, the mail originates from a server that is not added in the SPF record.

Therefore, it rejects the email, and users see the error SMTP 554 transaction failed.

b) PTR record

PTR records aka Reverse DNS maps IP address to its domain name.

That is, consider the server “xyz.domain.com” points to the IP address “195.16x.111.10x“, then the reverse DNS of the IP should point to “xyz.domain.com“.

Most spam mails originates from poorly maintained servers, and most of these servers have a sloppy hostname and an IP without a PTR record.

Large emails providers like Hotmail, Yahoo, etc. use this as an important indicator for the source of spam and reject the emails from such senders.

c) DKIM record

DKIM record associates the domain name with an email message by attaching a digital signature.

Therefore, the recipient server can determine whether emails originate from a valid domain and thus prevent email spoofing.

If there are no DKIM records, some mail servers reject that emails considering the sender as fake.

Solution

Our Support Engineers first verify the DNS records like PTR, DKIM, SPF, etc. of the sender domain. When there is a mismatch found, we correct it by making the required changes in these records.

For PTR records, we always choose a Fully Qualified Domain Name other than the generic name like “xxx-xxx-xxx-xxx-static.provider.tld“.

For example xyz.domain.com.

At Bobcares, we always make sure to configure critical records like SPF, PTR, DKIM, etc. to ensure reliable email deliveries.

Conclusion

In short, SMTP error “554 transaction failed” can happen mainly due to IP blacklists, improper DNS settings of the sender domain, and more. Today, we’ve discussed the top 3 reasons for this error and how our Support Engineers fix it.

var google_conversion_label = «owonCMyG5nEQ0aD71QM»;

Ошибка smtp 554

Ошибка smtp 554

Если отправка сообщений через SMTP не удается, SMTP сервер сообщает код ошибки, по нему можно определить, в чем проблема и как ее исправить. Наиболее распространенные ошибки указаны в списке ниже.

Requested mail action not taken: mailbox unavailable.

Требуемые почтовые действия, не предприняты: почтовый ящик недоступен (например, почтовый ящик занят).

Сервер не может получить доступ к почтовому ящику для доставки сообщения. Это может быть вызвано процессом чистки мертвых адресов на сервере, почтовый ящик может быть поврежден, или почтовый ящик может находиться на другом сервере, который в настоящее время не доступен. Также сетевое соединение могло быть разорвано во время отправки, или удаленный почтовый сервер не хочет принимать почту с вашего сервера по некоторым причинам (IP-адрес, черные списки и т.д.). Повторная попытка отправки письма на этот почтовый ящик может оказаться успешной.

Requested action aborted: local error in processing.

Требуемое действие прерывалось: ошибка в обработке.

Эта ошибка, как правило, возникает из-за перегрузки вашего Интернет провайдера или через ваш SMTP-релей отправлено слишком много сообщений. Следующая попытка отправить письмо может оказаться успешной.

Syntax error, command unrecognized.

Синтаксическая ошибка, неправильная команда (Это может включать ошибки типа слишком длинная командная строка).

Ваш антивирус/брандмауэр блокирует входящие/исходящие соединения SMTP. Вам следует настроить антивирус/брандмауэр для решения проблемы.

Syntax error in parameters or arguments.

Синтаксическая ошибка в параметрах или переменных.

Недопустимые адреса электронной почты или доменное имя почтового адреса. Иногда указывает на проблемы соединения.

Bad sequence of commands or this mail server requires authentication.

Неправильная последовательность команд.

Повторяющая ошибка 503 может свидетельствовать о проблемах соединения. Отклик 503 SMTP-сервера чаще всего является показателем того, что SMTP-сервер требует аутентификации, а Вы пытаетесь отправить сообщение без аутентификации (логин + пароль). Проверьте Общие настройки, чтобы убедиться в правильности настроек SMTP-сервера.

The host server for the recipient’s domain name cannot be found (DNS error).

У одного из серверов на пути к серверу назначения есть проблема с DNS-сервером либо адрес получателя не верный. Проверьте адрес получателя на правильность доменного имени (орфографические ошбки в доменном имени или несуществующее доменное имя).

Address type is incorrect or authentication required.

Убедитесь, что адрес электронной почты получателя верный, не содержит ошибок. Затем попробуйте повторно отправить сообщение. Другой причиной может быть то, что SMTP-сервер требует аутентификации, а Вы пытаетесь отправить сообщение без аутентификации (обычно аутентификация ESMTP, логин + пароль). Проверьте Общие настройки, чтобы убедиться в правильности настроек SMTP-сервера.

The Recipient’s mailbox cannot receive messages this big.

Размер сообщения (сообщение + все его вложения) превышает ограничения по размеру на сервере получателя. Проверьте размер сообщения, которое Вы подготовили для отправки, в частности, размер вложений, возможно, стоит разбить сообщения на части.

SMTP-сервер вашего провайдера, требует аутентификации, а Вы пытаетесь отправить сообщение без аутентификации (логин + пароль). Проверьте Общие настройки, чтобы убедиться в правильности настроек SMTP-сервера. Другой причиной может быть то, что ваш SMTP-сервер находится в черном списке сервера получателя. Или почтовый ящик получателя не существует.

Username and Password not accepted.

Проверьте настройки SMTP-сервера. Убедитесь в том, что логин и пароль введены правильно.

Recipient Address Rejected – Access denied.

Этот ответ почти всегда отправляется Антиспам фильтром на стороне получателя. Проверьте ваше сообщение соспам чекером или попросите получателя добавить вас в белый список.

Требуемые действия, не предприняты: почтовый ящик недоступен (например, почтовый ящик, не найден, нет доступа).

Отклик 550 SMTP-сервера означает, что емейл-адреса получателя нет на сервере. Свяжитесь с получателем устно, чтобы получить его емейл-адрес.
Ошибка 550 иногда может быть отправлена Антиспам фильтром. Другим случаем возврата отклика 550 может быть, когда сервер получателя не работает.

Requested mail action aborted: exceeded storage allocation or size of the incoming message exceeds the incoming size limit.

Требуемые почтовые действия прервались: превышено распределение памяти.

Почтовый ящик получателя достиг своего максимально допустимого размера. Другим случаем возврата отклика 552 может быть, когда размер входящего сообщения превышает лимит указанный администратором сети.

Requested action not taken – Mailbox name invalid.

Требуемые действия, не предприняты: имя почтового ящика, недопустимо (например, синтаксис почтового ящика неправильный).

Неверный адрес электронной почты получателя. Отклик 553 SMTP-сервера иногда возвращает почтовый сервер вашего Интернет провайдера. Это происходит, если у Вас нет подключения к Интернету у этого провайдера.

Передача данных не удалась

Отклик 554 SMTP-сервера возвращает антиспам-фильтр в случае, если не нравится емейл-адрес отправителя, или IP-адрес отправителя, или почтовый сервер отправителя (к примеру, они находятся в RBL). Вам нужно либо попросить отправителя добавить Вас в белый список, либо Вы должны принять меры, чтобы Ваш IP-адрес или ISP сервер был удален из RBL (Realtime Blackhole List).

Спасибо вам за качественные продукты, отличный сервис и грамотную техническую поддержку. Купили программный продукт для организации рассылки от нашего магази Подробнее

Дмитрий Интернет магазин гаджетов,

© Copyright, 2001-2020, ePochta
Email и почтовые рассылки, программа для рассылки писем, сервис массовой смс рассылки, смс шлюз

Лицензия №101172 Роскомнадзора на предоставление телематических услуг

SMTP error ‘554 transaction failed’ – Top 3 causes and solutions

by Lakshmi Vijayakumar | 30 December , 2018

Email errors are difficult to deal with, especially when they show unclear error codes like “SMTP 554 transaction failed”.

The error shows that the email transaction between the sender and the receiver has failed.

But, why did it fail? How can we fix this?

At Bobcares, we help website owners to fix such email errors as part of our Outsourced Technical Support services for web hosts.

Today, we’ll discuss the top 3 reasons for this error and how we fix them.

SMTP error “554 transaction failed” – What is this?

In normal email delivery, mail goes from the sender, to the sending MX, and to the recipient’s MX and finally to the recipient.

How email works?

Sometimes, not all emails reach the destination server. The recipient server carries out a series of checks to verify the sender’s authenticity.

And, if any issues are noted, it rejects the mails.

For example, a sample bounce back message that users see in this case is given below.

SMTP error “554 transaction failed” – Causes and Fixes

Now, let’s see the main reasons for this error and how our Support Engineers fix it.

1) Recipient errors

One of the common reasons for the mail delivery error “SMTP 554 transaction failed” is the problems at the recipient’s mail server.

This includes a typo in the recipient address, incorrect MX entry for the recipient domain, disabled/suspended recipient account, blacklists or custom filters configured at the recipient end.

Solution

Our Support Engineers verify the recipient domain name, and it’s MX records are set correctly using the below command.

Further, we check the connection to the recipient mail server with the following command.

If we notice missing MX entries or connection problems at the recipient end, this must be corrected at the recipient end.

On the other hand, if there are custom blacklists or filters, the sender domain must be whitelisted at the recipient end to allow mail flow.

The connection errors can also happen when the sender is behind a VPN connection. We typically verify the VPN settings and confirm that it allows sending of mails.

2) Poor IP reputation

Likewise, another common reason for this error is the bad reputation of the sender’s IP address.

The reputation of the IP address can go bad when there is repeated spam instances, open relays, or unacceptable behavior of the mail server.

Eventually, the mail server IP will be blacklisted in spam monitoring systems like SORBS, DNSSBL, etc.

Solution

In such causes, our Support Engineers check and ensure that the sender’s IP address is clean. Tools like https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx comes handy here.

If the IP is blacklisted, we identify the source of the spam, fix it and take corrective actions to prevent such problems in future.

After that, we submit delist request to the spam monitoring systems.

Delisting usually takes about 2 to 3 days.

3) Bad DNS records

Similarly, the recipient server rejects emails due to the problems in the DNS records of the sender domain.

In other words, the recipient server checks DNS records like PTR, SPF, DKIM, etc. to verify the validity of the sender. If any mismatch is noted, it will reject the emails.

Now, let’s discuss about these 3 records in detail.

a) SPF record

Email providers use the security feature SPF(Sender Policy Framework) to verify the sender’s authenticity.

It decides which servers can send emails on behalf of a domain.

In other words, the SPF records contain the IP address of servers that can send emails on behalf of the domain. And, if the email originates from the IP listed in the record, the recipient server accepts the mail.

But, we’ve seen cases where the mail server IP has changed, but the SPF record doesn’t contain this new IP address.

So, for the recipient domain, the mail originates from a server that is not added in the SPF record.

Therefore, it rejects the email, and users see the error SMTP 554 transaction failed.

b) PTR record

PTR records aka Reverse DNS maps IP address to its domain name.

That is, consider the server “xyz.domain.com” points to the IP address “195.16x.111.10x“, then the reverse DNS of the IP should point to “xyz.domain.com“.

Most spam mails originates from poorly maintained servers, and most of these servers have a sloppy hostname and an IP without a PTR record.

Large emails providers like Hotmail, Yahoo, etc. use this as an important indicator for the source of spam and reject the emails from such senders.

c) DKIM record

DKIM record associates the domain name with an email message by attaching a digital signature.

Therefore, the recipient server can determine whether emails originate from a valid domain and thus prevent email spoofing.

If there are no DKIM records, some mail servers reject that emails considering the sender as fake.

Solution

Our Support Engineers first verify the DNS records like PTR, DKIM, SPF, etc. of the sender domain. When there is a mismatch found, we correct it by making the required changes in these records.

For PTR records, we always choose a Fully Qualified Domain Name other than the generic name like “xxx-xxx-xxx-xxx-static.provider.tld“.

For example xyz.domain.com.

At Bobcares, we always make sure to configure critical records like SPF, PTR, DKIM, etc. to ensure reliable email deliveries.

Conclusion

In short, SMTP error “554 transaction failed” can happen mainly due to IP blacklists, improper DNS settings of the sender domain, and more. Today, we’ve discussed the top 3 reasons for this error and how our Support Engineers fix it.

Ошибка smtp 554

Вопрос

Имеется MS Exchange 2007 на Windows 2003 server R2 Standatr

проанализировав все действия по настройке сервера за последнее время (а их было немного) предположу, что началом послужили именно описанные мной

как было, когда работало:

для пользователей внутри домена по умолчанию создавались ящики вида: для пользователя user — ящик user@local-domain-name. После этого в свойствах почтового ящика на вкладке «адреса электронной почты» добавлялся и устанавливался по-умолчанию адрес smtp вида: user@mydomain.ru (где mydomain.ru — имя домена, доступного из интернета) после этих действий почта ходила как внутри локалки так и наружу.

что делал, чтобы все сломалось:

в АД пользователь user1 был переименован в user2 и в Exchange в свойствах почтового ящика на вкладке «адреса электронной почты» были внесены изменения user1@local-domain-name -> user2@local-domain-name и user1@mydomain.ru -> user2@mydomain.ru

что имеем в итоге:

почта от пользователя user2 ходит по внутренней сети, но при попытке пойти наружу получаю ошибку:

Не удалось выполнить доставку следующим получателям или лицам из следующих списков рассылки:

Сообщение не было доставлено из-за настройки политик безопасности. Microsoft Exchange не будет повторять попытку доставить это сообщение электронной почты. Передайте следующее диагностическое сообщение системному администратору.

Следующая организация отклонила сообщение: www.mydomain.ru.

Диагностические сведения для администраторов:

Формирующий сервер: local-domain-name

mail@mail.ru
www.mydomain.ru #554 5.7.1 : Sender address rejected: Access denied ##

Если для user2 в свойствах почтового ящика на вкладке «адреса электронной почты» поменять smtp адрес по-умолчанию обратно на user1@mydomain.ru — почта начинает ходить наружу

более того, если smtp адресом по-умолчанию выставить адрес ранее существовавших пользователей, почта для которых работает корректно, то почта идет наружу.

если создать нового пользователя и настроить для него все по этой же схеме, то почта уже не идет наружу

если пользователя user1 (того самого, которого переименовывали в user2) вообще удалить из АД, то почта с smtp адресом по-умолчанию user1@mydomain.ru — всеравно идет наружу

Складывается ощущение, что Exchange сформировал себе некий список адресов, с которых идти наружу можно и пускает туда только согласно ему

PS: Возможно причиной было не переименование, но других придумать я не могу

что пробовал делать по этому поводу:

пробовал выполнять команды в консоли:

Add-AdPermission -Identity «Default Hub1» -User domain-nameuser2 -ExtendedRights ms-Exch-SMTP-Submit, ms-Exch-SMTP-Accept-Any-Recipient

add-adpermission -User domen-nameuser2 -ExtendedRights ms-Exch-SMTP-Accept-Authoritative-Domain-Sender

тоесть все измененияпытался подвязать конкретно к учетке user2 (еще не проверял, что не будет работать для всех вновьсозданных пользователей)

На уровне интуиции чувствую, что где-то прав не хватает, но не могу ни вспомнить что делал, чтобы сломать, ни найти решение в уженаписанном

Коды SMTP ошибок

Если вы не используете сервис рассылки для отправки писем, они могут не попасть во «Входящие» получателей из-за SMTP ошибок. Отправляйте письма через SMTP сервис SendPulse. Мы предлагаем чистые IP адреса, надежные серверы, SPF и DKIM записи, чтобы повысить доставляемость ваших рассылок. А узнать о значениях и причинах SMTP ошибок вы можете в этой статье.

Содержание

Код ошибки — это зашифрованная комбинация чисел, которая требует объяснения. Чтобы понять, почему ваше письмо не может быть отправлено, обязательно нужно знать значение кода ошибки.

Код SMTP ошибок состоит из 3 цифр, каждая из которых имеет свое значение.

Первая цифра указывает на то, был ли принят и обработан ваш запрос.

Существует 5 значений для первой цифры кода SMTP ошибки

1. Сервер принял команду, но не предпринял никаких действий, так как ожидает подтверждения на выполнение запрашиваемых действий.
2. Действие было успешно выполнено и сервер готов принимать новую команду.
3. Сервер принял команду, но для её завершения требуется дополнительная информация.
4. Возник временный сбой. Если не последует изменений при повторении команды, попробуйте ещё раз.
5. Сервер столкнулся с неустранимой ошибкой, ваша команда не будет обработана.

Если код начинается с цифры 2 — ваша команда успешно обработана, если с 4 — есть временный сбой, с 5 — постоянный сбой. В последнем случае ваши письма не будут отправлены, пока вы не устраните ошибку.

Существует 4 значения для второй цифры кода SMTP ошибки

1. Синтаксическая ошибка.
2. Информационный ответ (запрос информации, например, помощь).
3. Обозначает состояние подключения.
4. Обозначает состояние почтового сервера или почтовой системы.

Последняя цифра в коде несет более подробную информацию о статусе доставки.

Самые важные коды SMTP ошибок

214 — Ответ на запрос информации о том, как работать с сервером, описание нестандартных команд, полезное только для человека.

220 — Готов к работе.

221 — Служба обслуживает заключительный канал передачи данных.

250 — Запрашиваемое почтовое действие успешно завершено.

251 — Получатель не местный, но сервер переотправит письмо.

252 — Почтовый ящик не может быть верифицирован сервером, но он будет осуществлять попытки доставить письмо.

354 — Начинайте ввод сообщения. Оно должно заканчиваться точкой на новой строке.

421 — Сервер недоступен, канал связи будет закрыт.

422 — Размер письма превышает лимит входящих сообщений получателя.

442 — Почтовый сервер начал доставлять письмо, но подключение было прервано во время передачи.

450 — Запрашиваемое действие не было выполнено, почтовый ящик был недоступен. Он может быть временно занят.

451 — Запрашиваемое действие было прервано, локальная ошибка во время обработки.

452 — Запрашиваемое действие не выполнено: недостаточно места в системе.

500 — Синтаксическая ошибка, потому что серверу не удалось распознать команду. Это может быть слишком длинная командная строка.

501 — Синтаксическая ошибка в параметрах или аргументах. Это может быть неправильный адрес электронной почты.

502 — Команда нереализована. Она валидна, но не активирована вашим провайдером.

503 — Неверная последовательность команд, почтовый сервер требует аутентификацию.

504 — Параметр команды не реализован.

510 — Неверный адрес электронной почты. Адреса ваших получателей могут содержать ошибки.

512 — Домен получателя не найден или не существует.

513 — Неверный адрес электронной почты. Может содержать ошибки, или сервер требует аутентификацию.

515 — Неверный адрес электронной почты.

521 — Почтовый ящик не принимает письма.

523 — Размер письма превышает лимит почтового ящика получателя.

530 — Требуется аутентификация, или сервер получателя добавил вас в черный список. Это может быть и неверный адрес электронной почты.

531 — Почтовая система заполнена.

534 — Недостаточно надежный механизм аутентификации.

535 — Ошибки аутентификации.

541 — Почтовый ящик получателя отметил ваше письмо как спам.

550 — Запрашиваемые действия не выполнены, потому что почтовый ящик недоступен. Команда могла быть отклонена политикой безопасности, или почтовый ящик не был найден.

551 — Нелокальный пользователь или неверный адрес электронной почты.

552 — Запрашиваемое действие прервано из-за превышения дискового пространства.

553 — Запрашиваемое действие не выполнено, возможна синтаксическая ошибка в имени почтового ящика.

554 — Передача данных не удалась. Так случается, если сервер получателя считает ваше письмо спамом, находит ваш IP адрес в черном списке, или сам добавляет его в свой черный список.

555 — Адрес электронной почты не был опознан сервером.

SMTP для email рассылок

Забудьте об SMTP ошибках! Мы позаботимся о технической стороне рассылок, чтобы вы могли сконцентрироваться на маркетинговой стратегии.

• Выделенный IP адрес не позволит попадать в черные списки, ведь репутация отправителя будет зависеть только от вас.
• Криптографические подписи DKIM и SPF помогут подтвердить подлинность вашего домена и минимизируют количество писем, попадающих в спам.

Мы оставляем свои подписи на всех исходящих сообщениях по умолчанию, что улучшает доставляемость писем.

Оценка: 5 / 5 (14)

Источник

Adblock
detector

Email errors can be frustrating to deal with, especially when error codes like “SMTP 554 transaction failed” are not clear to the sender. 

The 554 error indicates that the email didn’t go through. Simply put, the email transaction between the sender and receiver’s email was unsuccessful.

So, what causes 554 errors? And, how do we fix them? Let’s dive in to find out.

What Does SMTP Error 554 Mean?

Generally, SMTP error 554 means there was an unsuccessful email transaction between the sending server and the receiving server.  This error is irreversible, and the server will not attempt to send the message again.

Well, until you fix it.

While this might be as a result of “permanent problems with remote server” due to your sending email server being blacklisted, it could also be because of bad DNS records.

Often, a 554 error code is a blanket code for generic email delivery failure. It’s usually used when an email error code doesn’t explicitly identify a problem.

In cases like these, the server sends you a bounce-back message with the variation of email error 554 as the subject and your original message in the body.

Here’s what a 554 bounce-back message may look like:

SMTP error from remote mail server after RCPT TO:

<[email protected]>:host mail.sampledomain.com [124.62.3.52]: 554 Invalid recipient

Other variations of the SMTP error 554 may include:

• 554 Transaction Failed Spam Message not queued.554 Virus found, message permanently rejected (#5.3.0)
• 554 rejected due to spam content
• 554 Relay access denied
• 554 Message not allowed – [PH01] Message rejected for policy reasons.

As you can see, even when there’s a reason provided, it is mostly technical jargon. Not to worry, we’ll explore some of the complex causes for SMTP error 554 and how you can fix them.

Causes of SMTP Error 554

The following are some of the reasons for a 554 email error.

Invalid Recipient Address or Errors

SMTP email errors that come up as “invalid recipient address” might result from an incorrect email address or custom filters configured by the recipient. In extreme cases, the recipient’s address might have been suspended or disabled.

Sometimes, the receiving mail server might pose a problem by having an incorrect MX record of the recipient’s domain. 

Blacklisted IP Address

The main reason for this error is a blacklisting of the sender IP. Some spam monitoring systems may blacklist the sender’s IP address because of spam issues or open relays.

Major webmail service providers like Gmail, Outlook, and Zoho Mail check the reputation of IP addresses before accepting connections and rejects incoming emails if it detects any issues. 

Consequently, monitoring systems like SORBS and DNSSBL blacklists the mail server IP address.

Bad DNS Records

Bad DNS records bring up errors like: “554 permanent problems with the remote server.” The receiving server can reject emails due to poor DNS records at the sender’s domain.

Usually, the recipient’s server scans these DNS records DMARC, SPF, and DKIM for validation on the sender’s receiver. If there are any discrepancies, it rejects the incoming message and brings up a 554 error. 

We’ll briefly discuss these records in a bit.

SPF Record

Email service providers use an SPF (Sender Policy Framework) record to curb unwanted emails from spammers’ domains. 

To put it another way, the SPF record lists server IP addresses that can send emails on behalf of the domain. Thus, it rejects any email that doesn’t come from any of these IPs, preventing email spoofing.

Though the sender’s mail server IP address changes in some cases, the SPF record may not have it listed in its records. 

As a result, the receiving server bounces the incoming message because it can’t verify it.

DKIM Record 

DKIM (Domain Keys Identified Mail) records, on the other hand, sign the emails in a way that helps the recipient server to verify whether or not the sender is legitimate.

Some mail servers will reject emails if there are no DKIM records, assuming the sender is fake.

DMARC Record

DMARC (Domain Message Authentication Reporting & Conformance) records are similar to SPF and DKIM. 

It assists the recipient server in verifying the sender’s authenticity by validating that an email comes from a designated source.

A missing DMARC record can cause an unsuccessful email transaction.

Sender Address Flagged as Spam

Some email users use custom blacklist configurations to filter out spam words in incoming messages. So, emails with these words get bounced back at the recipient’s end.

The same thing occurs when the sender tries to cross their email sending limits; recipient filters see these actions as suspicious and bounce the message.

Email Violation Policy

Email service providers all have email policies that users’ messages must follow. If a message doesn’t follow these policies, the email provider blocks it immediately.

How to Fix SMTP Error 554 

While you can fix some of the errors by yourself, other ones require technical expertise. Here’s how to fix some of the common causes for SMTP error 554.

Fix: Invalid Recipient Address or Errors

If you see an “Address not found” bounce message, then check carefully for misspelling words in the recipient’s address.

If there are no typos, you can check with our support team to verify the domain name and know whether the recipient’s domain MX records are set correctly.

Fix: Bad DNS Records

When you purchase email hosting with us, we immediately verify the SPF, DKIM, or DMARC records upon request and make the required changes if needed.

Fix: Spam and Blacklisted IP Address

There are multiple ways to go about fixing this error. But the easiest way is having your address delisted from public Reputation Block Lists (RBLs).

Various web tools make it possible to check for blacklisted sender IP addresses and create a delist request. This delisting process can take a couple of days, so hang on.

Another way is to upgrade your email account to enjoy pro spam protection and robust storage and bandwidth.

Fix: Email Violation Policy

Bad headers, spam contents, offensive links, or malicious attachments go against some email providers or ISP’s policy. 

Endeavor to rid your messages of these to avoid error messages like: “554 Message not allowed – [PH01] Message rejected for policy reasons.”

In Summary

SMTP error 554 can occur for the various reasons we listed above. 

Avoid sending spam contents, have your DNS records checked, and ensure to stick to your providers’ email policies, and you’re golden.

A 554 email error is sometimes thought of as a catch-all of email errors. It is generally used when there is a generic delivery failure that another email error code doesn’t directly define a problem for.

Some mail servers also use a 554 error even if there is a specific error code that defines what went wrong already.

You should receive a bounce-back message from the server with a variation of email error 554 in the subject, and the body should contain your original message that you attempted to deliver.

Example bounce-back message

Common variations of the 554 email error

• 554 5.7.0 Message Size Violation
• 554 5.7.1 Message blocked due to spam content in the message
• 554 5.7.1 [P4] Message blocked due to spam content in the message.
• 554 5.7.1 : Relay access denied
• 554 5.7.9 Message not accepted for policy reasons. See https://postmaster.yahoo.com/errors/postmaster-28.html
• 554 RLY:B1
• 554 delivery error: dd This user doesn’t have a ymail.com account
• 554 Denied (Mode: normal)
• 554 Invalid recipient
• 554 Malformed mail denied!
• 554 Message is not RFC compliant; missing “Date” header
• 554 Message not allowed – [PH01] Email not accepted for policy reasons. Please visit https://postmaster.yahoo.com/errors/postmaster-27.html [120]
• 554 Message permanently rejected
• 554 Message refused
• 554 no valid recipients, bye
• 554 rejected due to spam content
• 554 rejected due to virus
• 554 : Relay access denied
• 554 Sorry, no mailbox here by that name.
• 554 Spam detected
• 554 Spam violation, the content of your e-mail contains illegal characters, re-sent after examination
• 554 Transaction Failed Spam Message not queued.554 Virus found, message permanently rejected (#5.3.0)

Resolving a 554 email error bounceback

Because errors in the 554 series don’t always bounceback for a common reason, they could be either a hard or soft bounce. To better understand soft and hard bounces, and general email bounceback errors you can read why does email bounce, bounceback, or error?

In our example bounce-back error above the reason the message has failed is because an auto-reply was trying to be sent to an account that didn’t exist. So the RemoteDomain.com mail server responded back with a 554 Invalid recipient error.

Если отправка сообщений через SMTP не удается, SMTP сервер сообщает код ошибки, по нему можно определить, в чем проблема и как ее исправить. Наиболее распространенные ошибки указаны в списке ниже.

About the Author

Helge Klein (ex CTP, MVP and vExpert) worked as a consultant and developer before founding vast limits, the uberAgent company. Helge applied his extensive knowledge in IT infrastructure projects and architected the user profile management product whose successor is now available as Citrix Profile Management. Helge is the author of the popular tools Delprof2 and SetACL. He has presented at Citrix Synergy, BriForum, E2EVC, Splunk .conf and many other events. Helge is very active in the IT community and has co-founded Virtualization Community NRW (VCNRW).

Read more